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【CRM基本のキ】どうして案件管理ツールを使う必要があるのか

投稿日:2015年05月26日  最終更新日: 2016年01月28日

はじめに

タイトル

営業という仕事では、案件を進めるために、あらかじめ全体の流れを把握しておかなければいけません。これまでどのような経緯があったのか、現在の状況はどうなっているのかを知っておかないと、案件管理が務まらないからです。実際、引き継ぎで発生するトラブルの多くは、案件管理ができていなかったために発生します。

「前の担当者はこのような契約だった」「今まではそんなことがなかった」…。
そんなクレームが出るのは、案件管理をセールス個人に任せ、組織での管理を怠っていたからとも考えられます。管理方法が統一されていないと、担当者が変わればズレが生じるのは当然と言えます。さらに、営業管理ができていない状態で複数の案件を担当することになれば、どの案件もスムーズには進まないでしょう。

近年、機能は違えど、案件管理ツールという便利なものが増えてきています。案件管理ツールによって、営業の仕事はどのように改善されるのでしょうか。また、どのような機能が使えるようになるのでしょうか。
今回は「営業はどうして案件管理ツールを使う必要があるのか」、その必要性を再確認します。

1.案件の進捗を確認するため

営業案件は、進捗状況によって管理しないといけないタスクが変わります。
どの案件も同じタイミング、同じスピードで進んでいくわけではないので、進捗状況に合わせて管理できていないと、トラブルを引き起こすことになるからです。
例えば、最初に確認しておかないといけないことに漏れがあると、その後の作業に支障が出てきてしまい、プロジェクトが成り立たなくなります。
こうしたことを防ぐためにも、案件ごとに進捗を確認するツールが必要になるのです。

2.現状売上の確認、着地予想

案件自体の管理だけでなく、売上や着地予想を把握しておくことも、案件管理の大切な要素です
件数を多く抱えることになればなるほど、数字の管理は大変になります。現状の売上だけであれば、ツールを使わなくとも管理することはできますが、着地予想まで行うとなると、受注していない案件の管理が必要になるので、ツールなしでは難しくなります。正確な数字を理解しておかないと、営業活動を組み立てることはできません。

3.顧客のアフターフォロー

契約後のフォローはどうしても後回しにしてしまいがちです。しかし、ほったらかしというのはとても印象が悪いもの。進捗状況とも重なりますが、抱えている顧客に対する自分の行動(フォロー)状況が一発で確認できると、とても便利ですよね。継続した契約を進めるには、顧客のアフターフォローが最も大切と言えるでしょう。

サブ

4.上司への報告ツールとして

営業にとって、上司への報告業務、情報共有は欠かせません。しかし、こうした業務は面倒なもの。報告作業が簡単で気軽にできるものであれば、と誰しもが一度は考えたでしょう。
これは個人としてでなく、企業としてツールを導入した場合になりますが、報告作業を簡単にすることで、一つ一つの案件の対策立案に時間を取ることができたり、他の業務に時間をまわすことができます。

5.案件の分析ツールとして活用

ツールによっては、売上などの数字を分析してくれる機能があります。
案件の数値管理ができるツールは最近特に増えてきています。ツールにより確かな分析ができることで、次の一手を考えられて、達成に対する自分の位置を確認することができます。

まとめ

案件には企画や提案、受注などそれぞれプロセスがあります。そのすべての進捗状況を人の力で管理することは、とても難しいことです。こうした時に、案件管理システム(ツール)が力を発揮するのです。
今までは案件の進捗管理が案件管理の主な機能でしたが、今は分析ができたり、報告機能も充実しています。

営業が伸び悩んでいる場合は、やり方そのものを見直して、効率的な方法を導いていかないと、技術の進歩と共にどんどん他社との差が広がっていってしまいます。ご紹介した5つのポイントに、どれか一つでも不安を抱えているのであれば、案件管理ツールの使用を検討した方が良いでしょう。

>>始める前にもう一度確認しておきたい案件管理と商談管理

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