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エクセルでの顧客管理のメリット・デメリットとは?

投稿日:2016年03月18日

エクセルでの顧客管理は理想的?

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小規模な企業であっても、顧客が増えてくるにしたがって顧客管理が必要になります。そんなときにまず思いつくのが、エクセルの活用です。

では、果たしてエクセルで顧客管理をすることは理想的なのでしょうか。エクセルによる顧客管理のメリットとデメリットを把握しながら考えてみましょう。

すでにエクセルデータを持っているなら便利

エクセルで顧客管理をする場合、すでにエクセル形式で保存されているデータがあればスムーズです。データとしての整理こそしていないものの、顧客の氏名や連絡先などを記載したエクセルシートがあるなら、活用を検討してみましょう。

管理の際には、無料のテンプレートが利用できる

エクセルでの顧客管理には、無料のテンプレートが利用できます。インターネットからダウンロードできるテンプレートがたくさんあるので、自社にあったものを選択してみましょう。

テンプレートについている機能としては、必要な項目だけを抽出したり、データをもとに宛名印刷をしたりといったものがあります。単に並べ替えや整理を行うだけではないテンプレートも多くあるので、ぜひ業務の効率化に役立ててみましょう。

無料のテンプレートならコストがかからないので、まずはいくつか試してみた後、使い勝手が良いものを採用するのもおすすめです。

自分なりにカスタマイズできるものも

テンプレートと聞くと、あらかじめ利用できる機能が決まっているイメージがあります。確かにダウンロード直後に利用できる機能は決まっています。

しかし、利用者が自分なりにカスタマイズできる機能が含まれているテンプレートもあります。これまでエクセル上で、自分なりの方法で顧客管理をしてきた場合、いきなりテンプレートを使い始めると馴染みづらい可能性があります。

そこで、テンプレートをカスタマイズすることで、もともと行っていた形式に似た形で顧客管理を行ってみましょう。

表示形式が限定される点はデメリット

さまざまなメリットがある、エクセルによる顧客管理ですが、デメリットもあります。エクセルを利用する以上、表示形式はエクセルシートの形になってしまう点が、デメリットの1つです。

エクセルシート上には、数多くのセルが並んでいます。したがって、表形式でデータを表示したい場合には、エクセルシートは便利だといえます。

一方、長めの文章を表示するなどの際には、エクセルシート上ではやや見づらくなってしまうことがあります。こうしたエクセルシートのデメリットが気になるなら、顧客管理をしてくれる営業支援システムを使ってみましょう。

営業支援システムでは、表示形式をエクセルシートにこだわる必要がないため、より視認しやすい形で顧客管理ができる場合があります。営業支援システムにもエクセルシートと同様に、無料のものがあります。まずは無料で利用し、使いやすさを比較してみてはいかがでしょうか。

エクセルと営業支援システムを比べてみよう

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顧客管理をする際、エクセルシートを使うか、営業支援システムを使うか、いずれの場合もメリットとデメリットがあります。これらは、使用するエクセルテンプレートや営業支援システムの種類によって異なります。そこで、まずは無料のサービスを複数使用し、利便性を比較することで最終的に採用する顧客管理の方法を決定しましょう。

いったん顧客管理方法を決めれば、頻繁な変更があると社員が混乱します。そのため、現場の声にもしっかりと耳を傾けたうえで、中長期的に使い続けられる方法を選択することが求められます。

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