はじめに

企業がCRM導入を検討する時、最も重視することの一つは「費用対効果」ではないでしょうか。CRMは、導入も維持費も決して安価ではありません。しかも、導入したからにはある程度の期間継続しないと、効果の有無もはっきりしません。

そういった意味では、CRM導入をある意味ギャンブルのように感じる経営者も少なくないはずです。まして、せっかく導入しても、定着せず中断してしまっては、お金を溝に捨てたようなものです。

そこで、試験的に期限を気にせずにじっくりと検証したい、ということであれば、ユーザー数限定ではあるものの、無料で提供されているCRMを利用するという方法があります。

ゾーホージャパン株式会社の提供するクラウド型CRM「Zoho CRM」です。以前もこのコラムで紹介していますが、2014年1月23日からユーザー数を3から10に増やして無料でサービス提供しています。

Zoho CRMと無料版について説明します。

Zoho CRMの特徴

Zoho CRMは、世界中の中小企業およびスタートアップを主なターゲットとしてサービスを提供しており、ユーザー数は1300万を超えています。顧客を囲い込むことをしない方針なので、いつでも好きなときに、始めることも、やめることもできるという、導入の敷居の低さが特徴です。

システムに精通している担当者がいなくてもカスタマイズできる、わかりやすいインターフェースで、簡単な操作で画面の編集が可能です。システムのカスタマイズ性も高く、かなり自由に変えていくことができます。

Zoho CRMの基本機能

1.WEBフォームからの自動データ処理

顧客からホームページの問い合わせフォームや資料提供フォームに送信があると、自動的にZoho CRMに取り込んでくれます。

また、顧客名簿や名刺情報のデータを一括でZoho CRMにインポートできるので、社内で顧客情報を共有化し、様々な場面で活用できます。

2.見込み客管理

見込み客を登録しデータベース化することで、任意の条件で対象となる顧客を抽出し、イベント案内やメールマガジンを自動的に送信できます。また、顧客の反応に応じてランク分けを行ったり、顧客の要件や好みなどをヒアリングメモとして記録したりして、見込み客管理の支援を行います。

3.商談機能

商談を段階的にランク分けし、商品やサービスの購入予定時期や予算を推測し、売上予測や、担当者別の商談状況の進展具合を確認できます。

4.見積書・請求書作成機能

専用のエディターによりテンプレートを作成し、見積書や請求書を作成できます。簡単にPDFに変換できるので、メールですぐに顧客に送信できます。

5.レポート機能

顧客別、商品別、営業担当別などの売上や利益、テレセールス数や訪問件数、アポイント件数、新規の引き合いや売上など、ほぼすべてのデータを集計し、レポートとして作成できます。

無料版でできること

2014年の利用範囲と追加機能は下記の通りです。

• 1.ユーザーは3ユーザーから10ユーザーまで利用可能
  管理者以外に、9ユーザーの登録と利用が可能です。
• 2.顧客データ件数
  利用範囲を5,000件から25,000件まで拡大しています。
• 3.ドキュメント管理機能
  提案書や報告書などの営業資料のドキュメントファイルをアップロードし、ユーザー間での共有を可能にしています。
• 4.セキュリティ管理機能
  ユーザーの属性、役職、権限を定義し、管理できます。

無料であることをどう活用するか

CRM導入のリスクは「導入したけれど定着しない」ということです。このリスクを回避するために、利用期間の制限のない最大10ユーザー限定の無料CRMは有効です。

まずは営業の１チームを選んで、顧客情報や商談データを登録し、機能や操作性を確認してみるとよいでしょう。スマホやタブレットでの利用も可能なので、携帯端末での操作性も確認できます。

おわりに

ある程度の期間、試験的に運用ルールを作成し、どう利用すればどのような成果が得られるか、試行錯誤を繰り返すことで、だんだんとCRMのメリットと課題が明確になってくるはずです。

営業手法、社内ルール、顧客管理方法などの様々なフェイズにおいての課題が明確になり、CRMがそれら課題の解決に有効な処方箋であるか、じっくりと落ち着いて検討できるでしょう。CRM導入の成功率を高めてくれるはずです。