メール処理を効率的に行い、営業活動に支障を与えないために - SFA Hacks - SFA徹底攻略!SFAの今を伝える

SFA徹底攻略!SFAの「今」を伝える

メール処理を効率的に行い、営業活動に支障を与えないために

投稿日:2015年06月19日

はじめに

メール

今やビジネスのコミュニケーションにおいて最も多く使われるのはメールです。顧客とのやりとりだけでなく、社内で共有されるメールもありますし、管理職になるとCCなどで日々たくさんのメールを処理することになるでしょう。

仕事が増えれば増えるほど、1日でメールと向き合う作業に多くの時間を割かなければいけなくなります。メール処理によって営業活動に支障を与えないために、どのような工夫ができるでしょうか。

メールを処理する時間をルーティン化する

メールを確認して、返事をする時間を固定して、ルーティンとすることが効率的です。メール処理は毎朝業務が始まる前に済ませる人が多いようです。スマートフォンで確認できれば良いですが、営業であれば日中はなかなかメールを確認できない場合があります。

毎朝確認する習慣をつけておけば、何日も返事が遅れてしまうということがありません。顧客によっては、返事が遅いことをとても嫌がる人がいますので気をつけましょう。

検索しやすいようにメールを保存していく

メールをきちんと管理しておかないと、後から探したいメールがあってもなかなか見つかりません。保存時にフィルタリング機能を使っておかないと、検索だけではヒットしないことがあります。

メールの重要度をレベル分け

メールに優先順位をつけてレベル分けしておけば、メールが整理しやすくなります。優先順位の高いメールはすぐに対応しなければいけない案件です。アポイントのメールはすぐにスケジュール化する癖をつけましょう。逆に優先順位の低いメールは、タスクリストに入れておいて後で行動すれば良いのです。届いたメールは重要度をすぐに選択しておくだけで、その後の処理が大きく軽減されます。

特定フォルダへ移動

メールにはさまざまな機能が付いています。例えば指定フォルダへ振り分けられるようにしておけば、後から探すにも便利です。タスクごとに分けるのであれば、「未着手」「進行中」「完了済」というフォルダをつくると分かりやすくなります。メールはこのように、重要度やフォルダで選別しておくと、対応が素早くできるようになります。

不要なメールは削除する

スパムメールや返信の必要のない重要度の低いメールは削除していくようにしましょう。
容量に負担がかかり、必要なメールを探す妨げになります。また、不要なメールに混ざって重要なメールを見落とすことにもつながります。後から整理をすると大変な作業になるので、その都度削除しておきましょう。

重要なメールに労力を割く

重要メール

メールの重要度の選別ができるようになったら、重要なメールに力を注ぐことができます。メールの使用が営業活動において大きなウェイトを占める場合、いかに重要なメールに素早く丁寧な対応ができるかどうかが、仕事に大きな影響を及ぼします。

返信の際に過去のメールを確認したいのであれば、フィリタリングしておけば、探すための時間を省略できます。目の前の案件が重要かどうかを選別して、行動に移すということは、メールだけでなくビジネスにおいて必要なスキルなのです。1日を振り返ってみると、意外とメール処理している時間がとても長いことに気づきます。

まとめ

メール処理で気をつけたいことは、いかに素早く対応できるか、そして重要なメールに時間をかけることができるかです。そのために、届いたメールを選別して、どのように行動するかを決めます。後日行うタスクやアポイントは即座に記録して、対応するようにしましょう。ルーティンとしてこなしていけば、メール処理スピードもどんどん上がっていくはずです。そして方法を決めておけば、重要なメールに対して忘れることなく素早く対応することができます。
メール処理に悩んでいるなら、ぜひ一度試してみてください。

ダウンロード資料

SFAを通して働き方を変えるための資料をご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

3分で分かるSansan

事例集

営業日報テンプレート

無料SFAサービスの比較資料

↑
気になる語句で検索してみましょう!