これがなければ仕事がはかどる!?営業効率を下げている3つの通例 - SFA Hacks - SFA徹底攻略!SFAの今を伝える

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これがなければ仕事がはかどる!?営業効率を下げている3つの通例

投稿日:2014年08月05日  最終更新日: 2014年11月13日

はじめに

営業効率は業績に大きく左右します。そのため営業効率改善のためにSFAシステムを導入する企業が増えているという側面があるのですが、SFAを導入しても効率が上がらないという企業は、これまでの通例を見直す必要があるかもしれません。
そこで今回は、営業効率を下げる要因になり得る、3つの通例をご紹介します。

メールの返信時間が長すぎる

これがなければ仕事がはかどる!?営業効率を下げている3つの通例
毎日大量のメールを確認、やりとりするビジネスマンにとって、メールの対応時間をいかに短くするかは営業効率を大きく左右します。
「いつも大変お世話になっております」から始まり、さまざまな枕詞が用いられ、最終的に「どうぞよろしくお願いいたします」で締められるビジネスメールですが、一つ一つに丁寧に返信していると、いくら時間があっても足りませんよね。毎日のルーチンであるメールこそ、時短を進めるべき部分の一つだと言えます。
だからといって単純に内容の返答だけにしてしまうと、「この人何だか冷たい…」「わかりにくい」などと言われてしまうことも。
ある程度メールを受け取る相手に配慮しながら、端的にメールを打つにはどうすればいいのでしょうか。

よくあるのが単語登録です。「お手数おかけいたしますが」を「おて」で変換できるようにしたり、「いつも大変お世話になっております、◯◯です」を「いつ」で変換できるようにしておけば、文字を打つ時間や変換する時間を短縮することができます。
またある程度決まった返答であれば、文章自体のテンプレートを作成しておくのもひとつの方法です。
もちろんこうしたテクニック面だけでなく、「メールの返信時間を短くする」という意識を持つことも大切です。
メールで議論したり、要点の掴めない長いメールを送ることがないようにし、最低限の内容で丁寧に送ることで、受け取り側が不快な気持ちにならない端的なビジネスメールを送ることができますので、こうした意識を持ってメール作成を行うことが大切だと言えます。

会議にかける時間が決まっていない

これがなければ仕事がはかどる!?営業効率を下げている3つの通例
「◯◯会議の日は何時に会議が終わるかわからないから、営業活動ができないことを覚悟しておこう」なんてこと、御社ではありませんか?会議は最低限の時間で満足な結果を導き出すためのものです。まして議論だけで終わってしまい、結局何の会議だったのかわからないとなると、それこそ会議の意味がありません。
朝礼後の報連相にしても、重要な会議にしても、しっかり時間設定を行った上で会議のスケジュールを組むようにしましょう。
また会議の議事録は必ずとっておき、後で同じ内容で再び議論しないようにすることも大切です。内容が重複する場合は、なぜ同じことを繰り返す必要があるのか、問題意識を持っておくことも大切です。
だらだらと会議をすることは、セールスにおいて最ももったいない時間の一つです。せっかく各セールスの営業活動の時間を割くのですから、その意義や後日の効果検証はしっかり行うようにしましょう。

営業日報に時間をかけすぎている

これがなければ仕事がはかどる!?営業効率を下げている3つの通例
最近ではSFAツールを使って、より営業日報が活用できる地盤を作っている企業も少なくありませんが、一方、提出期限に一気に営業日報を仕上げてしまうというセールスも少なくありません。なかには、営業日報の記入項目が多い日報を書かせる企業や、必要以上の内容を書き込むことで、営業日報の作成時間がやたら長いセールスもいらっしゃいます。
営業日報は営業内容を上司や組織に報告し、今後の営業活動に役立てるためのものですが、端的に内容が分かるものであれば、内容に凝る必要はありません。もっと詳しい内容を知りたければ、セールスに直接聞けばいいことですし、作成することで利益が発生するわけではありません。
営業日報が大切なことはわかりますが、その作成時間をかけすぎて、営業活動に行けないというのは本末転倒です。
「そんなセールスいないだろ」と思われるかもしれませんが、今一度周りを見渡してみてください。意外とあなたの部下にいるかもしれませんよ。

何かのツールに頼ることだけが営業効率化を図る方法ではありません。これまでの通例を見直すことで、費用をかけずに営業効率化を図れるような体質づくりを行ってみませんか?

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