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営業効率化のカギはオフィスにあった!?レイアウト変更で仕事効率アップへ!

投稿日:2014年07月31日  最終更新日: 2014年11月13日

はじめに

営業効率化のカギはオフィスにあった!?レイアウト変更で仕事効率アップへ!
セールスの仕事の効率が上がらない…そうお悩みの企業は、もしかすると職場のレイアウトに問題があるのかもしれませんよ?
今回は職場のレイアウトや仕組みを変更することで社員の仕事の効率を上げるためのコツを2つ、実例も交えてご紹介します。

会議の時間を短くするコツ

「うちの会議、ほんと長くてさ…」と同僚に愚痴るセールス、よく見かけませんか?外回りの多い営業であっても、必ず出席しなければならない会議というのは、当たり前ですが存在します。今後の営業戦略を練るためには必要な会議もありますが、問題はその内容です。当たり前ですが、会議はその内容に意味があるのであって、開催することや参加することに意味があるのではありません。毎日上司に報告しているような現状報告や、個別に話せばいい内容ばかりに時間を取られ、会議の本質である今後の方向性の決定は次回…なんて無駄な会議をしていませんか?
会議をしている間は、当然ですがセールスが営業活動を行うことができません。要点を決め、要点からブレずに話を進めることができれば、会議は最短時間で終えられるのです。ですが、どうしても話がそれてしまったり、その場で話さなくていいことに話が及ぶこともあります。

営業効率化のカギはオフィスにあった!?レイアウト変更で仕事効率アップへ!
こうした時間のロスを防ぐために、簡単な打ち合わせや朝夕の報連相、参加人数の少ない会議であれば、立って行うのがお勧めです。
例えば大手生活用品メーカーのアイリスオーヤマ株式会社では、女性の胸下の高さほどある椅子のない丸テーブルが、オフィスのそこここに置かれています。
これは立って打ち合わせを行うためのテーブルで、5人程度なら一つのテーブルで会議ができます。
セールスたちはここでメモを取りながら、端的に結論を報告したり、今後の方針について決定を下したりします。
椅子に座ってしまうと、どうしても落ち着いてしまい、必要以外のことまで話してしまいがち。
テーブルをわざわざ用意しなくても、腰までの高さのロッカーなどがあれば、その周りで打ち合わせをしても良さそうですね。

営業効率化のカギはオフィスにあった!?レイアウト変更で仕事効率アップへ!
また会議の際にありがちなのが、会議室を探す手間です。
オフィスの広い企業だと、当日急に決まった打ち合わせのために会議室を探す…なんてこともありますが、探している時間がもったいないですよね。
営業支援システムを採用している企業なら、会議室の予約システムを上手く利用し、会議室を探す時間を省くこともできます。
教育システムなどを手がける内田洋行では、会議室予約をシステム管理した上で、会議が始まる際にはシステム上の「利用開始」ボタンを押すよう働きかけています。このボタンが予約時間から10分以上押されなかった場合は自動的に予約がキャンセルされるので、わざわざ部屋を探しまわらなくても簡単に部屋を予約できるという仕組みになっています。

こうした仕組みを上手く御社に取り入れれば、会議の時短は決して難しいことではありません。特に立ちながらの会議というのは、大きな設備投資も必要ありませんので、すぐに始めることができます。売上を足で稼ぐ時間を作るために、意思決定はしっかり、かつ短い時間で行いたいですね。

顧客の対面時間を増やすコツ

先ほどご紹介した内田洋行では、セールス一人ひとりの机を撤去することで、顧客との対面時間を増やすことに成功しています。
個人の机があると、どうしても落ち着いてしまうものです。あえて個人の机を撤去し、仕事スペースを制限しないことで、「仕事をしていないと落ち着かない空間」が出来上がったのではないかと考えられます。

ちなみに内田洋行では、こうしたレイアウト変更は社員主体で行われたそうです。トップダウンではなく、社員に考えさせることも、仕事の効率化を挙げるポイントと言えます。
職場のレイアウトは仕事の効率化やセールスの仕事に対する意識を左右する要因の一つです。社員ひとりひとりの仕事の効率を上げるには、現状のレイアウトを問題意識を持って見回してみるのもいいかもしれません。

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