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日報の書き方を変えれば営業成績が上がる?!

投稿日:2016年04月01日  最終更新日: 2016年05月18日

日報を単純作業から主体的な取り組みに変えよう

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日報を書くことが苦痛になっている営業マンが全国各地にいます。苦労しながら営業して回った後、疲れが残る中で日報を書くのは楽しくない…そう思ってしまうのも無理はないですね。「そもそもこれ書いて何の意味があるのだろう…」と暗い気持ちになっている営業マンもいるのではないでしょうか。

営業マンがこうした気持ちになってしまうのは、日報の作成が単純作業と化しているからです。せっかく時間を使って書くなら、自ら主体的に日報作成に取り組めるほうがよいですよね。

日報を書くのを楽しくするためには、日報に営業マンの意向が取り入れられる必要があります。もちろん、日報は営業マンの活動を把握するためのものでもあります。そのため、営業マンにとって都合の悪い情報が見えなくなるようでは困ります。

とはいえ、営業マンが積極的に書こうという意識の低い項目は、後から上司などが確認したところで、貴重な情報にはならないのではないでしょうか。

そこで、まずは営業マンそれぞれに、自由なフォーマットで日報を作成してもらいましょう。こうすることで、それぞれが重視している項目がわかってきます。

最初は会社で利用している日報フォーマットにある項目ばかりが並ぶかもしれません。しかし、個人個人のフォーマットでの日報作成を続けていけば、次第に営業マン個人の考えが反映されてきます。

日報の項目に差が出てきたら、有益な情報を多く記載している営業マンを見つけ出しましょう。そして、その営業マンのフォーマットをほかの社員にも活用してもらうのです。このようにして、営業マンの間でよりよい日報作成を促していきましょう。

少量でも有益な日報を作成しよう

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日報の作成にあたっては、営業マンの主体性が大切になります。とはいえ、内容面で有益であることも必須ですよね。そこで、価値のある日報を作成するためのコツを確認しておきましょう。

まずは、日報に記載すべき内容を少なくすることです。これは一見すると、日報の質を下げるように思えてしまいます。情報量が多いほうが有益な日報ではないかと感じられるからです。

しかし、疲れのたまった状態で大量の情報を記載するとなると、どんな営業マンでも気持ちが後ろ向きになってしまうのではないでしょうか。結果的に、記載されている文字の量は多くても、内容の乏しい日報になりがちです。

そこで、日報に記載する文字量に上限を定めてみてはいかがでしょうか。こうすることで、短時間で効率よくポイントをまとめた日報が作成できます。

営業マンたるもの、顧客開拓の際には自社製品の良さをわかりやすく伝える必要があります。そのため、手短な日報を作成することは、営業の訓練にもつながります。日報をチェックする上司にとっても、チェックにかかる時間を削減できるメリットがあります。

さらに、手短な日報だと、一定期間ごとに見直しをしやすくなります。日報を書くと、その日の営業活動の反省をする機会が生まれます。これに加えて、営業成績データが出てくる週ごと、あるいは月ごとに、日報の内容を見直してみるとより有益です。多量の日報であれば目を通す気にならないのに対して、手短な日報なら後から振り返るのも簡単です。

こうした取り組みは、営業マンに与える負担を小さくするか可能性があります。また、よりよい営業につながるチャンスがあります。したがって、営業の効率を大幅に上昇させられる可能性があるのです。

日報作成は毎日コツコツ取り組む作業です。一旦よい方法を身に着ければ、効果が着実に蓄積されて行きます。ぜひ早いうちに日報の書き方を見直してみましょうね。

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