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上司にアピールできる!効果的な日報の書き方

投稿日:2016年10月07日

日報の書き方1つで評価が変わる

上司にアピールできる!効果的な日報の書き方

日々の業務報告を行うことが目的の日報。ついつい面倒になって、なんとなく書いてしまっていないでしょうか。

日報は、社員1人1人を常に均等に見ることができない上司が、あなたを評価するための重要なツールの1つです。

効果的に、かつ短時間で評価を上げる日報の書き方についてご紹介します。

スケジュールやタスクから引用する

上司にアピールできる!効果的な日報の書き方

まず日報で重要なことは、その日あなたが何をしたのかということです。いかに生産性が高いか、1日に消費できるタスクはどのくらいなのかということが分かると、今の仕事よりもワンランク上の案件がもらえるようになります。

しかし、いちいちメモを取っていては作業効率は落ちてしまいます。そこで活用したいのが、スケジュールやタスクです。

やるべきことが全て記載してあり完了したらチェックをするものなので、記載漏れの心配もなくなります。一日の時系列順にコピペ、もしくは書き写していくだけなので、日報もごちゃごちゃせずに見やすいものになります。

ワンポイント

その日に行った業務は丁寧に、見やすく書くようにしましょう。ギッチリ書きすぎて上司が読めなければ意味がありません。

細いペンを使ったり、フォーマットに直接ワードやエクセルで打ち込み印刷…という方法を取ると見やすい日報に仕上がります。

3つの項目でステップアップをアピール

上司にアピールできる!効果的な日報の書き方

日報を書く際、気付いたことや1日の感想と言ったものを記載するスペースがあると思います。ここでありがちなのが、感想文や評論文になってしまいがちだということです。

1日3件訪問し、アポイントも獲得した場合の悪い例文はこちら。

  • 今日は3件訪問しました。IT系企業はやはりあまり効率的でないのではないかと感じます。明日もしっかりとアポを取り訪問したいと思います。

これは業務内容の報告で上司も知っている内容です。いちいち重ねて書く内容ではないですし、最悪の場合あまり考えてない人だという印象を与えかねません。

いい例文は以下の通りです。

  • 本日は○○、○○、○○のIT系企業3社を訪問しました。
    以前から課題であったIT系企業における営業課題である○○について、△△が効果的ではないかと考えました。
    商談の席で提案してみたところ3社中2社が興味を持ち、導入を検討しています。
    明日の訪問予定もIT企業なので、本日の提案内容を再度試して新規開拓をしていきます。

書いてある内容はほとんど同じですが、2つ目の報告内容の方が、具体的でしっかりと課題を見つけ、仮説・検証をおこなっているのが伝わると思います。

フリースペースでは以下の3つの項目を意識して書くと読みやすく、かつアピールしやすい内容になります。

  • 気付いたこと
    例文では「IT業界に弱い」ことに気付いています。
  • 課題
    ○○についての部分で課題を提示。
  • 仮説・検証
    △△が効果的、実際に3社に試し結果は良好

このように3つのポイントで構成することで、しっかりとキャリアビジョンを持ち、業務に取り組んでいることがわかります。

10分程度で書けるように

上司にアピールできる!効果的な日報の書き方

日報を書く時間というのは企業やチームによってまちまちですが、就業10分前、もしくは終業後に書くように推奨している組織が多い傾向にあります。

できるだけ早く書いて退社したいですし、あまりにも日報に時間をかけるのは合理的ではありません。

早く書くというのは、雑に書いたり何も考えずにテンプレート的にこなすことではありません。日々の業務への取り組み、仕事への考え方をそのまま反映することで大きな時間短縮になります。

前述で例文を挙げましたが、日々アンテナを張って課題を明確にし仮説・検証していれば、日報で書くことも自然と出てきます。

そのことを日報に書いておけば自分自身のステップアップにもつながりますので、常に意識しておくといいでしょう。

最後に

日々の締めくくりとして何気なく日報を書くのではなく、しっかりと考え、上司に自分の実績をアピールするためのツールとして活用しましょう。

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