営業マンを成長させる営業日報のフォーマットとは - SFA Hacks - SFA徹底攻略!SFAの今を伝える

SFA徹底攻略!SFAの「今」を伝える

営業マンを成長させる営業日報のフォーマットとは

投稿日:2016年04月29日  最終更新日: 2016年04月29日

日報と営業マン

営業日報

日報は書くことを義務付けられ、業務の一つとして“仕方なく”書いている営業マンも少なくないかもしれません。日報は上司が営業の行動を管理するもの。だから上っ面だけ頑張ったふりをした、当り障りのない報告書になり、本当に大切なことは伝わらないという状態にあるとしたら、そんな日報はすぐにやめるべきです。

それでは、意味のある日報とはどのような日報なのでしょう。もちろん、上司が部下の業務の進捗を確認したり、今後の担当者のとるべき行動を指示したりするための、業務報告としての役割は重要です。

もうひとつ大切な機能があります。それは、営業マン自身が一日の活動を振り返り、次の活動を改善するため、どうすればよいかということを営業マンに気づかせる機能です。

つまり営業日報は営業マンのためにあるべきなのです。それでは営業マンにとって役に立つ営業日報とはどのようなものか、説明します。

営業日報のフォーマット

まず基本となる営業日報のフォーマットを説明します。以下の項目を必ず設定しましょう。

1.行動の記入

時系列でその日の行動を記入する欄が必要です。例えば、社内打合せ、商談、資料作成などです。打合せを誰と行ったか、商談相手の顧客名、商談の内容などです。日報の基本情報といえる部分で、あらゆる日報に共通することでしょう。この項目は記録になりとても大切です。いつ、何があったのか確認する必要が仕事をしていると必ず発生します。この時に正確な情報が重要になります。

2.目標の記入

-shared-img-thumb-PAK86_notebiz20131223_TP_V

日報は必ずしも業務終了後に書くものではありません。前日にその日の反省も踏まえて次の日の目標あるいは解決すべき課題を記入します。これはToDoリストではありません。やらなくてはならない事務的な作業、打合せの準備などではなく、翌日の商談、あるいは訪問や電話での成果の設定です。もしアポなどなければ、「○○件訪問する。」とか、「今ターゲットとしている顧客○○社の担当にアプローチしアポをとる。」といったことでも構いません。できるだけ具体的で、クリア出来たかそうでなかったか、結果がはっきりわかる目標を立てます。ハードルは低めでも構いません。営業は小さな成果の積み重ねでしか無いのです。大切なのは日々目標をもって営業活動を行う習慣をつけることです。これは必ず営業マンの財産になるはずです。

3.成果の記入

予定されていた商談の結果(成約など)はもちろん記入しますが、前述の「今日の目標」の成果を記入します。立てた目標の成果がなければ、他のことでも構いません。小さなことでも良いのです。「フォロー中の顧客にアプローチをかけたがアポは取れなかったが、関心事項については把握できた。それは○○だった。」などです。漫然と日々を過ごす営業マンにはこの小さな成果すら書けません。常に少しでも前に進もうという意識を持って日々挑む意識を根付かせる効用があります。

4.問題点と対応策の記入

-shared-img-thumb-YUKA150701598457_TP_V

この項目を毎日記入することはとても大変です。段々と「特になし」という記入が増えていくかもしれません。それでも構いません。大切なのは、今日行動して何らかの「問題点」はなかったか「考える習慣」が大切なのです。ですから些細なことでも良いのです。「机の上が汚いから整理整頓を心がける」とか、「暑くなってきたので熱中症に注意する」といったことでも良いのです。「問題はないか?」と考える癖が営業マンを成長させるのです。

営業日報の負担軽減と上司の対応

-shared-img-thumb-YOTA86_purezenok15135259_TP_V

以上のような項目を日報のフォーマットとした時、考えなくてはならないのは、作業の効率化と担当者の負担軽減です。例えばエクセルで日報を書くのであれば、その日の行動について「打合せ」「商談」「社内作業」などはプルダウンにして手間を省くなどです。スケジュール表や顧客データベースとリンクしていればもっと良いでしょう。

日報は、第一に営業マン自身にとって役に立つものを目指しましょう。

また上司は日報をコミュニケーションツールとして活用し、記載された内容について、はなから否定せず一旦は受け止めるようにしましょう。特に新人や、発展途上にある部下の場合は。

日報は営業マンが自分にとって役に立つものだと実感できれば、継続が可能になります。継続は進歩の基本です。その継続が、「正しく有益な報告書」への近道であると上司は考え、辛抱強く待ちましょう。

ダウンロード資料

SFAを通して働き方を変えるための資料をご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

3分で分かるSansan

事例集

営業日報テンプレート

無料SFAサービスの比較資料

↑
気になる語句で検索してみましょう!