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営業支援システムを使って日報管理をラクにしよう!

投稿日:2016年03月11日

営業支援システムで日報管理をラクに!

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あなたの会社では、どのように日報を管理しているでしょうか。まだ紙媒体で提出している、というなら、すぐにでも電子化を始めましょう。日報作成業務が驚くほどラクになります。

また、電子化している場合でも、メールやエクセルシートなどで提出していませんか。日報の提出には営業支援システムを積極的活用すると便利ですよ。その理由についてご紹介します。

紙媒体の日報のデメリット

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まず、従来型の紙媒体やメール、エクセルシートによる日報のデメリットを把握しましょう。その後、営業支援システムを使えば、これらのデメリットの多くが解消されることがわかります。

電子化された日報は、何といっても作成・保存が楽チンです。電子化されていればハードディスクなどに保存できるので、社員数が多くなったり、日報の保存期間が長期にわたったりしてもかさばりません。

一方紙の日報だと、書けば書くほど保管場所が多くなってしまいます。また、保管期限が過ぎた後に処分する際にも、大量の用紙をシュレッダーにかける必要が出てしまいます。これでは、時間と費用が共にムダになってしまいます。

また、手書きすることによってその日の活動について反省する機会になる、という人がいます。確かに一理ありますが、パソコンやスマートフォンなどの電子機器が身近に存在する時代なので、タイピングだと反省できない、というはずはありません。

もしそのような社員がいるなら、頭を切り替えてもらいましょう。そして、効率よく日報を作成・管理するためにも、電子化を積極的に進めましょう。

エクセルによる日報のデメリット

日報を電子化する方法の1つとして、エクセルシートへの入力が挙げられます。エクセルは表計算ソフトなので、簡単なデータ分析にも活用できます。

しかしエクセルだと、データ分析にこそ強いものの、情報の追加入力などを後から行いにくくなります。というのも、一旦フォーマットを決めてしまえば、あとから変更する際には、数式などを修正する必要に迫られるからです。

こうした手間をかけるくらいなら、はじめから営業支援システムを使っておくほうが便利です。

営業支援システムで日報を作成・管理しよう

営業支援システムは、自社の社員が使いやすいようにカスタマイズできるものが多くあります。カスタマイズを適切に行えば、エクセルシートに入力する場合との差を縮めることができます。

日報は営業部門の社員を中心に、多くの社員が作成を求められる書類です。そのため、どの社員が作成する場合でも作業に支障がないフォーマットが求められます。営業支援システムをカスタマイズすることで、電子機器の操作があまり得意でない社員のハードルを下げることができます。

また、システムによる管理を行うことで、複数の社員が一斉に各社員の動きを閲覧しやすくなります。こうすることで、営業訪問が重複するなどの非効率な活動が起こりにくくなります。

また、ほかの社員の実績が確認できることで、競争意欲の高まりにも期待できます。

営業社員の動きを管理する管理職にとっても、営業支援システムはありがたい存在です。各社員にスマートフォンやタブレット端末などを持たせて外出させれば、誰がどこにいて、どのような商談を行っているのかを一括把握できるからです。

その結果、突然訪問する必要が生じた取引先があっても、どの社員を向かわせるのが最も効率的かをスピーディーに判断できます。

さらに、営業成績に関するデータ分析を、多種多様な視点から行うことができます。エクセルシートを使う場合だと、あらかじめ想定している分析こそできるものの、何通りもの分析をしようとするとどうしても時間がかかってしまいます。

その点営業管理システムでは、分析の過程で新たな分析が必要になった場合も、すぐに実施することができます。営業管理システムを活用してよりよい分析を行い、営業成績アップにつなげていきましょう。

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