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営業日報を営業ツールとして真に活用するための書き方

投稿日:2016年10月04日

営業日報の役割

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営業は顧客との窓口であり、会社と顧客の関係を保ち、双方の主張や利益について調整する重要な役割を担っています。しかしながら、マネージャーは営業一人ひとりの活動だけでなく、抱える問題について把握できていないケースもよくあります。

そのため、部下である営業担当者に対して、適切なタイミングで有効なアドバイスや指示を出すことができない状況に陥っているマネージャーも存在します。なぜなら、マネージャーも営業担当者も多忙なため、常に一緒にいるわけにはいかないからです。また、常に一緒にいるとしたら、社員一人あたりの生産性が悪くなってしまいます。

営業日報はこの状況を改善し、マネージャーが営業担当者一人ひとりについてその活動や商談の進捗、抱えている問題について把握する機会を与えてくれるものです。日報を確認することで、マネージャーは適切な指示やアドバイスをすることが可能になり、成果が導かれるようになるのです。

 営業日報の意義

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営業日報の意義は大きく以下の3つになります。

(1)現場でPDCAサイクルを活性化する

営業日報を軸として、マネージャーは部下の営業活動を把握することができます。結果、商談の成否がどちらであっても、部下に良かった点、悪かった点を整理させ、自ら考え行動する習慣を付けさせることができるようになるのです。問題を発見し、解決策を一緒に考え、さらに改善していくためのツールが営業日報です。

(2)情報の共有化により組織の営業力を高める

営業日報に記載された情報は、マネージャーと担当者だけでなく、ほかのチーム員とも共有すべきです。これは、営業担当者の成功例や失敗例、プレゼンの方法、競合対策などのノウハウを水平展開するためです。

業績が伸び悩んでいる営業担当者は、成果を出している営業のやり方を参考にして、スランプから抜け出せるかもしれません。またベテラン営業担当も、若手のユニークなアイデアや考え方に刺激を受け、さらにスキルアップできるかもしれません。こうして、組織全体の営業力を伸ばしていくのです。

(3)営業活動をデータベース化する

営業日報に蓄積された成功事例・失敗事例をデータベースとして活用します。また、担当営業が不在の時に、他の担当者が顧客応対をするための基本情報として参考にできます。結果、顧客満足を高めることができるでしょう。

さらに営業日報のデータベース化により、商談の経緯や、約束事などがきちんと蓄積されていれば、異動や退職などによる引き継ぎを効率的に行うことができます。さらに、引き継ぎ後の業務精度が高まり、顧客に迷惑をかけません。また、マーケティングや商品開発にも活かせるでしょう。

営業日報の課題

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営業日報は活用の仕方により、組織や担当者に大きな利益をもたらしますが、以下の様な課題もあります。

(1)作成に手間がかかる

営業日報における問題点の最も大きなものと言えるのが、「作成に手間がかかる」ということではないでしょうか。営業の「仕事」は顧客と面談し、折衝して、何らかの約束を取り付けることです。つまり、売上に直結する業務が営業の「仕事」であって、極論するとそれ以外は営業の仕事ではなく、付随する業務に過ぎません。

そのため、優秀で忙しく多くの顧客を抱え、大量の商談をこなさなくてはいけない社員にとって、営業日報は頭の痛い問題なのです。

(2)営業日報のタイムラグ

営業日報は一日の仕事が終わってから最後に書くことが多いものです。そのため、マネージャーが営業日報を確認するのは翌日となります。つまり、すべてが終わってから報告することになり、事後報告となってしまうことが往々にしてあります。

この一日を挟むというタイムラグが、マネージャーのアドバイスや指示を後手に回らせ、営業担当も次の行動が遅れます。営業の業務精度は低下し、商談の成約率も向上しません。

 

営業日報を活かすために

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前述のような課題を解決するためにはどうしたら良いのでしょう。その解決策について考えていきましょう。

(1)マネージャーは日報を読んで終わりにしない

マネージャーは営業が提出した日報について、必ず具体的な行動でリアクションすることです。営業担当者が間違いそうであれば、正しい方向に導くヒントを与えたり、良い点があれば具体的にどこが良かったかを示して褒めたりする、といった行動が大切です。

部下からすれば、きちんと日報を読んでもらっているということがわかれば、もちろん、きちんと書かなくてはいけないと感じますが、それ以上に、ちゃんと読んでもらっているということに喜びを感じ、モチベーションを高めるはずです。

マネージャーは「日報をちゃんと書け」とプレッシャーを与える必要はありません。「日報を書くことは自分にとって利益になる」と感じさせれば、自然に精度の高い日報を作成するようになるのです。

(2)ITツールを活用する

日報は紙に鉛筆で書かねばならないという決まりはありません。今これだけIT化が進み、スマホやタブレットが高機能化し、ビジネスツールとして十分使える時代になったのですから、これを使わない手はありません。

SFA(営業支援システム)などを利用し、営業日報の作成業務の負荷を減らすことが可能です。例えば外出先からスマホなどでシステムにアクセスできれば、商談が終わるやいなや、日報に報告を入力することができます。

これにより、わざわざ会社に戻らなくても日報は完成してしまいます。また、マネージャーは日報に入力があれば、それをすぐに確認できるので、おかしなタイムラグはなくなり、タイムリーに的確な指示を出すことが可能になります。

SFAツールには営業日報を作成する時、入力がしやすくなるような様々な工夫がなされています。例えば、頻度の高い入力項目はプルダウンメニューから選ぶことができます。また登録された顧客情報から、担当者名やキーマン、会社の場所、過去の商談履歴などを引用することができるので、入力の手間が著しく軽減されます。

ITツールを利用することで、日報は真に営業ツールとして、コミュニケーションツールとしての力を発揮するといえます。

おわりに

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営業日報の要不要についての議論が時に交わされることがあります。営業の役に立たない営業日報は不要です。営業日報は作成する担当者と管理するマネージャー、組織のメンバーがPDCAサイクルを回すために、意識を持って活用するのであれば、必ず効力を発揮します。ポイントは、情報共有と即時性、そしてデータベース化と言えます。一度現在の日報の使い方、運営について検討してみも良いかもしれません。

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