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日報を素早く書いて成果につなげるための書き方3つのコツ

投稿日:2016年03月22日

日報を書く目的

日報の書き方

上司に命令されて仕方なく、面倒だなあと思いながら日報を書いている方もいらっしゃるかもしれません。それでも日報は書かねばなりません。では、なぜ日報を書くのでしょう。

日報を書く目的は、以下4つに大別されます。

  • 1. 記録を残す
  • 2. 今日の業務の成果を報告する
  • 3. 分析をする
  • 4. 次回商談成功のためのヒントを探す

上司への報告(直属の上司には口頭で報告するので、その上の管理職への報告という意味合いが強い)や、記録という意味合いも、大切な日報の役割なのですが、書き手にとっては何よりも、その日一日を振り返ることが明日へのヒントになるからという点が大きな意味を持つといえます。

とはいえ、それでも日報を書くのは面倒ですよね。そこで、今回の記事は日報の意味をより深めながら、短時間で日報を作成するコツを3つお伝えします。

日報のコツその1:テンプレートを使う

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日報を面倒だと感じる一番の理由は、何を書いたらいいか迷ってしまい、考えこんでしまうからではないでしょうか。であれば、まず書く内容を悩まずに済むようにしておけば、日報を書く時間は短縮できます。

書く内容に悩まないためには、日報に書く内容をテンプレートにしておくのがおすすめです。例えば次のように項目を決めます。

  • 今日の業務内容
  • 収穫
  • 問題点
  • 明日やること
  • 聞きたいこと
  • お願い事項

以上のように日報に書く内容を決めておけば、何を書くかで迷って時間を無駄にすることがありません。また、上司への報告内容に漏れがなくなり、業務記録として後日有効です。

何よりも、今日の業務における問題点を考えなおすことで、明日へのヒントになるはずです。また、日報を読む側にとっても形式が決まっているので、読みやすく理解しやすくなります。

日報のコツその2:予定表やタスクリストから転記する

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今日一日何をしていたのかを思い出すのは、意外と時間がかかるものです。予定通りに一日が終わればまだ良いのですが、イレギュラーな事態が発生することもよくあるので、その日の業務の内容や進捗がわからなくなってしまうこともあります。

そのような時は、予定表にアポイントメントによる商談だけでなく、その時の作業内容も記入しておきましょう。また、TODOなどのタスクリストを使用して、その日完了したことをチェックし、これらを日報に転記すれば、日報の半分は完了します。

例えば以下の様な形式です。

業務内容

9:30  橋本課長 S食品の件打合せ

10:00  S食品提案資料作成

13:00  K商事訪問。案件Fについての報告。

15:00  案件F見積書作成。

予定表やタスクリストはやるべきことの記録ですが、やったことの記録にもそのまま流用できます。

日報のコツその3:反省ではなく「成果」に着目する

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3つ目は時間短縮のテクニックというより、考え方や視点を変えることで、日報を書くこと自体のモチベーションを高め、業務としての抵抗感を和らげる方法です。

営業はどうしても、その日のできなかったことや失敗、悪い結果に目が行きがちです。これではやる気が減退します。

日報は反省文を書くためのものではありません。また、読む側も人の反省文を読みたくないし、反省からは新しい価値は生まれません。

その日の成果に着目し、なぜよい結果になったのか、どうして上手くいったのかを分析することもとても大切です。そこで、次のような視点で今日一日の業務を振り返ると良いでしょう。

  • 過去の自分と今日の自分で進歩した点はどこか
  • 今日出来たことで良かったことは何か、またその理由
  • 今日一日の仕事で感じたこと
  • 明日さらに良くするためにはどうしたら良いか

売上ノルマの進捗など、客観的な数値で評価できるものは、そのまま報告すればよいだけです。大切なのはその日報の中に、次の案や取り組みが記載されているかどうかです。

日報は反省文ではありません。自分自身を否定するのではなく、肯定的に捉えて、具体的なアイデアを練るキッカケとするものです。

おわりに

日報はIT技術を活用するなど、効率よく書くことが大切です。合わせて、日報を契機として、本日の業務の良い点を分析し、問題点を明確にして、次に何をすべきか自分なりに整理することが重要です。毎日の積み重ねが、いずれ大きな成果につながるはずです。

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