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【日報の書き方】日報を通じて業績をアップさせよう

投稿日:2016年11月01日

業績アップにつながる日報の書き方

日報の書き方

なぜ営業は日報を書くのでしょう。その目的と意義を理解しないと、日報は疲れ果てて帰社した後の苦行に過ぎなくなってしまいます。

営業が日報を書く目的は「営業の業績を上げるため」です。営業の仕事は全て業績アップにつながらなくてはなりません。日報は書いて終わりの記録ではなく、業績アップにつながる存在にしなくてはならないのです。日報を「日記」にするのか、生きた「データ」にするのかはあなた次第です。

今回はどうすれば日報を業績アップにリンクさせることができるのか。そのポイントについて説明します。

成功しても失敗しても理由を考える

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その日一日を振り返り、改善点を洗い出しましょう。この時重要なのは、失敗したことや良くなかったことだけを振りかえるのではなく、「なぜうまくいったか」についても考えることです。

特に、若手や中堅の営業で業績にムラがある場合、うまくいった理由を体系的にかつ論理的に検証していないことが理由として考えられます。

例えばその担当者本人に「なぜ成功したのか」と尋ねた時に、「いや、普通にやっていただけです」という答えが返ってくることがあります。成功の理由がわかっていてわざとそういう返答をしたというケースもあるかもしれませんが、多くは「成功の理由」を把握していないことが挙げられます。

なぜうまくいったのか、なぜ成功したのか。失敗した時と何が違っていたのか。その理由をきちんと把握できるとさらに営業はスキルが高まり、業績もアップします。成功の理由をわかっていないと、成長が遅くなったり、業績が停滞したりする期間が長くなります。

日報を通じて、成功の理由を考える習慣をつけましょう。

営業日報とマネージャー

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営業日報を生きたデータとするには、日報を書く営業担当者本人だけでは完全に片手落ちです。担当者よりも重要な役割を果たすのは営業日報を読むマネージャーです。

マネージャーは日報を読み、やらなくてはならないことがあります。

それは前述の内容とリンクしてくるのですが、「成果が出ても失敗しても理由を明確にする」ということです。

そして、マネージャーの仕事は、その理由を担当者に考えさせ、次に何をすべきかを本人から申告させることです。

ここで重要なのは、次にすべきことをマネージャーが指示しないということです。営業担当者に考えさせ、何をするかを自分で決めさせます。

担当者は上から押し付けられたことはやりたくないのですが、自分で考え「やる」と決めたことは、高いモチベーションをもって遂行します。もちろん、部下の経験が浅かったり、未熟であったりと、間違えた結論を出すこともあるでしょう。

当然のことながらマネージャーは、正解をわかっていなければなりません。部下の次のステップが間違えていたら、正しい方向に導くことが大切です。

これは忍耐が必要で時間のかかる作業です。それでも、いきなりマネージャーの考えを伝え、次にすべきことを「指示」してはならないのです。

これは、部下の成長の機会、「気づき」を奪うことになります。遠回りのように感じるかもしれませんが、この方が部下の成長が早いので、結果的にはチームあるいは部門全体の数字が伸びるのです。

日報に何を書くか

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日報の役割は業績のアップです。そのためには、日報には何を記載しどのように書けば良いのでしょうか。日報には以下のことを書くようにしましょう。

(1)1日の行動

30分から1時間程度の割り振りで良いので、その日一日どのような行動をしたかを記録しましょう。顧客との商談履歴となるだけでなく、その日一日の行動の生産効率はどうであったか、より効率よく動くためにはどうすべきかといった、自身の営業活動の改善にも利用することができます。

(2)商談に関わる情報

顧客名、担当者名、時間、場所といった基本情報から、打ち合わせ内容や担当者の反応、次回の予定を記載します。

そしてもっとも重要なのは、顧客との打ち合わせではっきりしてきた「課題」、つまり、顧客の目的やその達成を阻害する「問題」です。これについては必ず記録しましょう。この顧客側の問題は、すなわち顧客の「ニーズ」に直結します。顧客が何を望んでいるのかは、担当者はもちろん、マネージャーも必ず把握しておくべき点です。

この課題解決のために「次に何をするか」が重要になってくるのですが、マネージャーは営業担当者の行動や顧客のニーズの背景を俯瞰しながら、高所から客観的かつ冷静に事態を掌握しなくてはなりません。

担当者は当事者であるため、自分の業績のことや顧客への思い入れなどから、時に事態を見誤り、間違った方向に進もうとすることがあります。これをいさめ、正しい方向に導く必要があります。

(3)目標の達成度

今現在確保した受注による売上が予定通りに進展しているか。これは担当者にとっても、全体の数字をまとめるマネージャーにとっても非常に大切です。

担当者は予定通りにいっていなければ、今後「自分」は何をすべきかを考えなくてはなりません。

マネージャーはある担当者の予定がショートしているようであれば、その担当者に適切なアドバイスや指示を与えるだけでなく、他の順調に業績を伸ばしている担当者の上乗せを考えるなど、チーム全体の目標達成に不足する分を、何らかの形で補填しなくてはなりません。つまり日報は、マネージャーがチーム全体の数字を予測し、組織として達成させるためのツールとも言えるのです。

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