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PDCAをまわすための営業日報の書き方

投稿日:2016年08月30日

営業日報を書く目的

日報 書き方

営業日報は何のために書くのでしょう。
目的が明確になっておらず、単純に決まり事だから書いている。
あるいは、書いて上司に提出してその後何もなく終わっている。
というような状態であれば、日報は書かなくても良いのかもしれせれません。

日報をなぜ書くのか?それは、後で業務に役立たせるためです。
つまり日報は仕事の役に立つツールでなくてはなりません。
今回は仕事の役に立つ日報とは何かをご紹介します。

 日報の役割とは

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仕事に役立つ日報について考える前に、まず日報の役割(機能)について考えてみましょう。

1.上司への報告

報告は基本口頭ですが、後で改めて商談の内容や受注金額などの数値、次回のアポの日付などの確認するために日報は必要です。

2.上司から部下へのアドバイス、指示

日報を確認して上司は部下へのアドバイスと指示を行います。
上司も日報を改めて見ることで考えを整理し、より熟成したアイデアを提供できます。

3.振り返りを行う

日報を書くことで担当者はその日の行動を振り返り、問題点とその原因を追求し、対策を立てることがやりやすくなります。

4.分析をする

上司は日報を見ることで、状況の把握と問題の発見、原因の推察、そして対策を考え、これをもって部下と意見交換を行います。

以上のように、日報は上司と部下のコミュニケーションツールの役割を担います。

日報の目的は、計画を立て、実行し、振り返り、改善を行うために作成されなくてはなりません。
つまり、日報の目的はPDCA(Plan、Do、Check、Action)サイクルをまわし業務の精度を高め、効率を上げることなのです。

 

日報に記録すべきことは

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前述の目的を達成するために日報に載せるべき項目は何でしょう。

  • 1.その日何をしたか (例)訪問、資料作成、商談、プレゼン
  • 2.誰に対してあるいは誰のために1をしたのか (例)顧客、上司、チーム員
  • 3.顧客名
  • 4.商談のどの段階か (例)発生、ヒアリング、調査、提案、見積り、契約
  • 5.時間 (例)面談時間、作業時間、会議の時間
  • 6.数値 (例)数量、見積金額、契約金額、訪問回数
  • 7.評価 (例)受注、失注、次の商談の承認、プレゼンの承認

PDCAを回すための日報という視点に立つと、重要なのは客観的に考察できる情報を入力するということです。

逆に言うと、客観的でない情報、「主観」は入れないということです。
例えば、商品説明の打合せをした。担当者は興味深そうに関心を示してくれた。次回アポはとれていないが、感触よし。などと言う記述。

○○社の担当者とは気が合うので、良い関係が築けそうだ。などといった記述です。

こうした主観による判断は数値化できないので、営業日報に載せる必要はないのです。新入社員の研修期間中の日報のように、新入社員のモチベーションを高める目的も要素としてある日報はまた別です。

同期がこうした実績を挙げている。自分も負けないように頑張りたい。などの気持ちの率直に載せるのは悪いことではないでしょう。

 日報の活用の仕方のヒント

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以上のような項目を例えばエクセルで日報を作成するのであれば、後で分析がしやすくなります。

例えば、顧客名と商談回数、見積金額、受注金額を抽出して、集計する。法人営業であれば、顧客別売り上げランキング、商談回数と成約率、などクロスしてデータ結果を出すことができるので、営業活動の見直しや、今後の営業展開に有効に活かすことができる。

などの使い方も考えられます。

また、日報により商談を「見える化」することも大切です。
商談のフェーズを記載することで、どの案件がどこまで進んでいるか、あるいは滞留しているか、一覧にして見ることができれば、全体の売上に対する影響も見えてくるはずです。

こうした分析のための材料として営業日報を活用することができれば、PDCAサイクルを回し、営業効率を高め、受注を増大させる支援となるでしょう。

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