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名刺管理の際に気をつけておきたい3つのポイント

投稿日:2015年01月13日

はじめに

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顧客管理と名刺管理はとても関連性が高いものですが、名刺は増えれば増えるほど管理が大変なものとなります。1年以上前にやり取りした名刺に至ってはどういった経緯で交換をしたのか、顔も思い出せないなんてこともあるのではないでしょうか。20~40代の営業職500人の名刺を所持する平均枚数が1173枚だったという調査結果も出ています。(キングダム調べ)
それだけの数を管理するのは、なかなか大変です。ただ残しておくだけというのでは実際に過去の名刺を活用する際に膨大な時間がかかってしまいます。そういった無駄を省くために、名刺管理の際に気をつけるべき管理方法について3つのポイントからご紹介します。

① 交換した人の特徴を一緒にメモする

1度しか会った事のない人を1年以上会わずに顔や特徴を覚えておくというのはなかなか難しいことです。しかし、相手は覚えていたが自分は会った事を覚えていなかったなんてことは営業としてとても失礼な行為に当たります。名刺管理だけでなく、営業先で相手の風貌や特徴を覚えるというのは大切な技術です。名刺に自分の写真をデザインしている会社もありますが、ほとんどは担当部署と名前、基本情報です。「痩せ形」「メガネをかけている」など相手の特徴をメモしておくと、後から名刺を見返した際に、思い出しやすいというだけでなく、商談の際に相手の特徴をしっかりと観察するという能力が自然と備わります。

② 出会った場所、要件をメモする

 

 

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名刺交換をした際に、出会った場所やどういった要件でいつ出会ったのかをメモしておくと、次に会った時に話がしやすく、名刺の管理もスムーズになります。たとえ名刺が残っていて以前に会ったことがあるという事実は分かっていても、前回に会った経緯やその時話した内容を覚えていないと、話しかけづらいものです。以前提案した話と同じ話をしてしまっても失礼になってしまいます。「いつ」「どこ」で「どういった要件」で話をしたのかをメモしておくと名刺を有効活用でき、乱雑した名刺管理もとてもクリアになります。そして一度目の商談で感じたことをメモしておくことで、次回の商談での提案方法もアプローチしやすくなります。

③ 業種などジャンル別に保存する

 
40代の営業職が平均して所持する名刺の数は2,000枚を超えるそうです。名刺を見て人を思い出す一方で、誰かは分かっているけれど、その人の勤務先の情報が知りたいため、特定の人の名刺を探したいというケースもあります。上司が「あの人の名刺が必要だ」と言って大量のファイルから時間をかけて探している姿を何度も見ました。その際に業種ごとの名刺ファイルを使用していると探す手間が非常に省かれます。出会った順に保存していくと、プロジェクトごとで把握できたり、時系列に探していけるのでなお便利です。またルートセールスなど既存クライアントが多い場合は五十音順に閲覧できる方が検索には向いています。

このように名刺をたくさん配り、たくさんの出会いがあっても、次に繋がらなければ意味がありません。以前の挨拶や商談を次に活かし、2回目のアプローチをスムーズに進めるためにの大切なポイントを3つご紹介しました。今ではその3つのポイントを満たしたスマートフォンのアプリなども開発されています。持ち運びに便利であり、カメラ機能で簡単に取り込むこともできるため、デジタル管理に切り替えることもメリットがあると思います。そして3つのポイントを意識しながら従来の管理方法を切り替えていくだけでも名刺の見やすさは大きく変わってくるでしょう。もしかすると、名刺の上手な管理方法があなたの営業成績を変えてくれるかもしれません。

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