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営業力をアップできる!SFAを使った日報管理とは?

投稿日:2016年12月06日

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業務日報は、営業活動において必要不可欠なものです。

毎日の営業活動を見直し、これからどうすべきかを見直すきっかけにもなります。

きちんと活用することができれば、営業力は大きくアップできるのです。

けれど、メールやエクセルなどを利用した業務日報は、手間がかかる上に活用しにくいというデメリットがあります。

そこで、メールやエクセルを利用した従来の業務日報のデメリットと、SFAを活用した日報管理のメリットについてご紹介します。

業務日報のデメリット【営業マン】

営業マンがメール、もしくはエクセルで業務日報を作成する場合、以下のようなデメリットが考えられます。

1. オフィスに戻る必要がある(エクセルの場合)

セキュリティの関係上、社外にPCの持ち出しが許可されていない企業の場合、エクセルで業務日報を作成するには、オフィスに戻る必要があります。

そのため、出張や外出が多い人や、直行直帰が頻繁に起こる人、営業範囲が広く、なかなか営業所に帰れない営業マンにとって、日報作成は負担が大きくなりがちです。

2. 時間がかかる割に活用できていない

営業日報の作成に、営業マンは多くの時間を割いています。

しかし、営業日報は一時的な報告でしかないため、作って終わりになってしまうことが多いのです。

営業日報を作成していても、他に案件ごとの報告書や進捗状況の一覧表、会議用の報告書など、内容が重複した資料を作成しなくてはならないこともあり、二度手間になってしまっていることもよくあります。

また、文章タイプの営業報告書を作成していると、言い訳の羅列になってしまい、営業活動が見直しにくくなることもあります。

営業日報のデメリット【マネージャー】

作成する営業マンだけでなく、それをチェックするマネージャーにも、メールやエクセルを使った業務日報の運用はデメリットがあります。

1. 営業の現場が見えない

業務日報とは、営業マンたちをマネジメントする上で重要な、メンバーの動きを把握するために必要不可欠なものです。

しかし、メールやエクセルなどで文章タイプの営業報告書を作成している場合、営業マンによって報告内容がバラバラになりがちです。

読む手間がかかる割に、要点を掴みにくかったり、知りたいポイントが記入されていないということもあるでしょう。

これでは営業の要となる、案件確度が把握できず、営業の現場が見えにくくなってしまいます。

2. 具体的な指示が出しにくい

メールやエクセルを使った業務日報の場合、業務日報にはその日一日分の動きしか記載されていません。

そのため、過去の進捗状況などの営業プロセスを確認したいと思っても、分厚い業務日報のファイルを引っ張り出し、見返す手間が必要になります。

業務日報を読み返して振り返るにしても、複数の営業先を抱えている営業マンがいつ、同じところに行ったのかがわからないため、探すのが面倒に感じてしまうのです。

SFAを使った日報管理のメリット

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メール、エクセルを使用した業務日報のデメリットを解消でき、営業力をアップすることができるのがSFAを使った日報管理です。

1. 空き時間の活用で効率的に作成できる

スマホ、タブレットを活用して記入ができるので、オフィスに戻らずに出先で業務日報を作成することができます。

通勤や移動中の空き時間を活用することができるので、グッと効率的な作業が可能になります。

マネージャーも同様に、スマホ、タブレットを利用してリアルタイムに営業マンたちの業務日報を確認できます。

オフィスに戻らなくてもすぐに確認できるので、すみやかに指示が出せるのです。

2.入力内容が具体的でわかりやすい

あらかじめ日報の画面に、課題・競合・予算・決裁者など、記入しなければならない項目を設定することができます。

そのため、営業マンはもれなく必要な情報を入力できるので、報告するべき内容に頭を悩ませる必要はありません。

マネージャーも必要な情報を確認でき、営業マンの動きを瞬時に把握できます。ヒアリング漏れもなくなります。

3. 一回の入力で他の資料にも反映!手間が大幅に減少!

日報で入力した情報を、案件リストや活動履歴などにも自動で反映させることができます。

今までは別で作成していた、会議用の資料やスケジュール登録などの手間を大きく減らすことができるのです。

マネージャーも、案件リストや活動履歴をすぐにチェックできるため、過去の活動をもとに、営業活動の問題点を見つけることができます。

そして効果的な営業戦略をたて、部下にアドバイスすることができるのです。

おわりに

メール、エクセルを利用した業務日報のデメリットと、それを解消できるSFAについてご紹介いたしました。

営業マン、マネージャー双方にメリットがあるSFAを活用し、営業力をアップできる日報管理をぜひ一度検討してみてください。

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