「はじめて社内ミーティングの議題をつくることになった」「突然議題をつくるよういわれてしまった」とお困りの方へ、社内ミーティングの議題づくりのコツやポイントをご紹介します。社内ミーティングがマンネリ気味だったり、ただ集まっているだけで無駄な時間になっていたりするときにも初心に帰って、しっかり議題をつくってみるのもおすすめです。せっかくの社内ミーティングを有意義な時間にするための議題をつくるコツを押さえましょう。

社内ミーティング議題のつくり方

社内で集まってミーティングを行う時間を無駄なものとしないようにするためには、議題づくりが肝心です。ある日突然議題づくりを任されたとしても慌てずに落ち着いて考えていきましょう。

議題のテーマを決めるには「問題」となっていることを探す

まず取り組みたいのが、社内で「問題」となっていることを探すことです。「経費の無駄遣い」なのか、「コミュニケーションがうまくとれていないこと」なのか、社内で問題となっている些細なことを見つけて議題として取り上げられると、有意義なミーティングとなります。

社内の問題は何気ない会話のなかに隠れていることもあります。同僚や上司との会話で出てきた「ここがこうなればいいのに」「どうしてうちの会社はこうなのだろう」といった疑問や不満をプラスの力に変えることができるのが、社内ミーティングの“議題づくり”だと考えて、日々“ネタ探し”をするようにしましょう。

いい議題例1「経費節約になるクラウドシステムづくり」

漠然と「経費節約について」という議題でミーティングすると、各々で問題だと感じていることもバラバラで、意見がまとまらず「あれもあった」「これもできる」と意見を出して終わりになってしまう可能性があります。

そこでこの例のように、議題をひとつのこと（＝クラウドシステムづくり）に絞ることで、全員が「何について考えればいいのか」が明確になり意見もまとまりやすくなります。

いい議題例2「発言しやすい社内環境づくり」

“発言しやすい”社内環境をつくることで、ミーティング内での発言増にもつながるメリットの多い議題だといえます。実際にこの議題のミーティングを進めていく中で、意見がなかなか出なくなった時に「ではどうして今意見が言いにくいのか」を考えると、身のあるミーティングになります。

「発言しやすくなる」という明確なプラスのゴールがあることで、ミーティングの最終目的が参加者全員に認識されるため、スムーズに話を進められる議題となっています。

悪い議題例「売り上げをあげる方法」

よくある社内ミーティング議題例が「売り上げをあげる方法」「コストダウンについて」といった、具体性にかけたものです。話題が大きくなるため何について話すのかぼんやりとしてしまい、意見も分散しやすくなります。

「売り上げをあげる方法」といっても何を誰がどう売るのかによっても変わってきます。売り上げをあげるための“何”について話し合うのかを決めておくだけでも、いい議題に変わる可能性があります。漠然としやすい議題ほど、範囲を狭めて具体的な議題にしておくことがポイントです。

議題づくりのポイント

社内ミーティングは、議題によっては無駄な時間を参加者全員でただ過ごすだけのものになってしまいます。いいミーティングにするために、議題は以下の3つのポイントを押さえてつくるようにしましょう。

1. 目的を明確にする

なぜその議題でミーティングを行うのか、目的を明確にしておきましょう。「◯◯という問題を解決するため」など目的をハッキリさせ、それをミーティング前や冒頭に伝えて、参加者に共通認識として持っておいてもらうことが大切です。

2. ゴールを設定する

どんなミーティングでも「どこまで決まったら終わり」というゴールを設定しておくことが大切です。社内ミーティングでも、議題をつくる段階で「ここまでで終わり」というゴールを決めておきましょう。「今日の議題は◯◯で、目的は△△です。そのため✕✕まで決めます」と、あらかじめゴールまで知らせておき、みんなでそのゴールを目指すようにするのがポイントです。

3. シンプルにする

議題はシンプルにしてイメージしやすいものにすることで、意見がたくさん出てくるようになります。そのためには議題を抽象的なものではなく、より具体的な内容に絞るのがコツです。
たとえば、「コストダウンの方法とは？＞コピー機利用におけるコストダウンの方法＞紙の使用を減らす方法」といったように、よりシンプルなものにしておきましょう。

おわりに

「目的」「ゴール」「シンプル」の3つを軸に考えていくと、内容の濃いミーティングとなる議題をつくることができます。社内に潜んでいる「問題点」を見つけて議題にし、よりよい社内環境作りや、生産性の向上につながるミーティングにしていきましょう。