機能と顧客の声からみる『SFAで解決できること』

SFA徹底攻略!SFAの「今」を伝える

機能と顧客の声からみる『SFAで解決できること』

投稿日:2013年07月22日  最終更新日: 2015年09月01日

継続的な業績拡大は、企業の使命です。
企業の業績を拡大するには、様々な商談の進捗やクロージングを担い、顧客から申し込み書を回収する営業の役割は非常に重要です。

そんな営業部で売上を上げるための選択肢の1つに、”SFAを利用する”といった手段があります。ITを利用して営業の生産性を向上させたり、科学的に自社の営業成績を分析し、売上拡大のボトルネック拡大や情報共有をすることができます。

今回は、SFAでできる事、多くの企業はどんな目的や課題を解決するためにSFAを導入しているのか、ご紹介したいと思います。

SFAで何ができる?
代表的なSFAの機能を紹介

まずは、SFA/営業支援システムでできることをご紹介します。
ここでは、機能を大きく4つに分類して各詳細をご紹介します。

(1)数値の可視化・集計

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まず代表的な機能として、営業プロセス管理・パイプライン分析・営業の見える化とも呼ばれる数値管理・集計機能があります。
今現在受注や売上に至るために、必要な案件数や見込み顧客訪問数を逆算し、受注率や案件化率を算出。その数値を踏まえて、売上目標を達成するために必要な訪問数や商談数を導くことができます。

このように、売上目標達成のためにブレークダウンして各KPIを算出した後は、リアルタイムで目標進捗状況を追うことができます。
各営業マンが商談・営業記録、受注フラグをSFAに登録すれば、それが集計されて今現在の進捗状況を割り出すことができます。ダッシュボードやグラフを利用してわかりやすく表示することで、そのままプレゼンや資料にも活用できそうです。

月毎、半期ごとの売上目標と今現在の進捗を見ることで、今の営業活動が順調なのか、テコ入れをする必要があるかマネージャーが判断しやすいだけでなく、営業マンがどれくらい訪問しているか、どれくらいの案件を抱えているのかといった行動管理にも繋がります。

(2)商談管理・顧客データベース

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数値管理が定量的な管理なら、定性的な管理と言えそうなのが商談管理・顧客管理機能です。
営業訪問記録や商談記録のなかで、取引先の抱えているニーズ、決裁者といった顧客情報や提案内容・見積もりなどを登録することができます。こうした顧客とのやり取りをデータベースに登録することで、営業がどんな顧客と会っているのか、どんな提案をしているのか、どんな競合とコンペしているのか、同僚や上司とシェアすることができます。

顧客情報をデータベースに残せば、異動による急な引き継ぎ・転職による顧客の引き抜きなどを防止できる他、人脈・顧客接点を利用したり、過去に商談履歴を活営業に用するといったことにも活用することができます。また、顧客データから様々な条件で顧客リスト抽出し、メール配信やテレアポリストを制作することもできそうです。

(3)グループウェア機能

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営業活動を支援する機能として、スケジュール機能やドキュメントの共有する機能があります。
個人の営業マンが同一のカレンダーにスケジュールを登録することで、チームとしてのスケジュールが共有できます。また、ドキュメント管理では、最新の営業資料や個別の見積もりやプレゼン資料を共有することができます。

他にも、見積作成、ワークフローの承認機能やネクストアクションやTO DOリスト管理といった便利ツールがあります。

(4)オプション機能・・・名刺管理・コラボレーション機能

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他にも様々なオプション機能がありますが、ここでは名刺管理機能とコラボレーション機能を取り上げます。
名刺管理機能があれば、スキャナやスマートフォンカメラで撮影した名刺データがそのまま顧客情報をデータベースに登録されます。営業マンの顧客データ登録の手間を削減することができます。名刺管理アプリやデータ入力代行業者と提携して名刺を登録する機能を持つSFAもみられます。

もう一つはコラボレーションツールです。
営業案件や顧客情報とダイレクトに繋がった社内SNSをイメージして下さい。営業案件や顧客データにSNSのフィードが紐付いており、気軽に社内でユーザーとのやり取りができます。たまたま営業が攻めている案件を社長がみたところ、営業先が古くからの知合いで、社長経由でアポイントを打診したらすぐに受注できた、といった効果があります。フォードの履歴は案件や顧客情報に紐づくだけでなく、各SFAのユーザーアカウントにも紐付き、重要人物やトピックをフォローができたりと、新しい情報共有をカタチと言えそうです。

SFAでやりたいこと ~顧客の声~

今度はSFAを導入した企業の声を聞いてみます。
SFAは機能が多様なぶん、導入を検討する企業の課題や背景も同じぐらい多様です。
ここでは、Webで見られる様々な企業のSFA導入目的をまとめてみました。

今までは個々に情報管理していたので、マネージャーが営業の接触履歴を把握するのも一苦労でした。個人でのマネジメントから組織でのマネジメントへ切り替える必要がありました。

営業の行動管理を目的にSFAを導入したお客様の声です。個々の営業マンが顧客情報や商談情報を抱えてしまうと、売上目標の進捗管理も曖昧になります、定例会議にならなければ誰がどんな顧客にあってるのかわからない。そんな状態だったのではないでしょうか。”『いつの間にかあの案件が失注しました』といった報告だけ営業担当者から聞かされる”、そういった状態では営業マネージャーも的確に指示を出せずにいたのかもしれません。

エクセルでの管理に限界を感じ営業管理のIT化を検討しはじめました。

生産性向上のケースです。営業日報や案件の進捗をエクセルや紙でやっている会社もまだ少なくないのではないでしょうか。こうした表計算ソフトを利用した営業管理は、運用が負担で継続するのも一苦労です。特に案件の数が多くなると、報告する営業も大変です。また、管理者として部署の数字を集計したり、事業部の予実管理をするためにエクセルのマージ作業も大変な手間になりますです。”ある部門のある営業担当が数字を報告しないから、部署の数字がまとまらない”といった事態にもなりがちです。エクセルも重くなったり、動作が遅かったり、ファイルが壊れるといったこともあるようです。

顧客情報が拠点や担当者ごとに管理されており、問い合わせにも対応できずにいました。

顧客情報の管理に課題感を感じていた方のケースです。顧客情報が担当者だけで管理されており共有されずにいると、担当者以外が対応できない状態になりがちです。最悪の場合、担当者の異動・転勤・退職で顧客が離反してしまうことも。こうした顧客対応などの営業スピードの低下は顧客満足や生産性の低下に繋がります。また、組織として顧客情報を一元化できないと、分析や改善スピードが遅くなるだけでなく、組織全体のPDCAサイクルも遅くなってしまいます。

大量のスケジュール管理、大量の書類を探すのが大変手間で、リアルタイムで共有できていませんでした

営業活動の支援のケースです。営業資料のバリエーションが多かったり、出張などの予定が立て込むことが多いと、それだけで業務がかさみます。担当者だけでなく、マネージャーも出張申請やスケジュールチェック、todo管理などのオペレーションが上手く回っているか管理する必要がでてきます。直接に商談などの業務ではないこうした業務も、意外と組織全体の生産性に影響しているものです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
機能と顧客の声の両面からSFA導入メリットを考えてみました。
営業担当や会社として扱う案件が増えるにつれ、ビジネスアプリケーションを利用する必要性もでてくるようです。
SFAを利用する費用対効果も大きくなると考えられるので、営業の見える化・仕組み化を検討している方は、是非弊社メディアで様々なSFAを比較検討して下さい。

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