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大量のメールを効率よく処理する方法

投稿日:2016年12月23日  最終更新日: 2016年12月23日

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パソコンが普及したことにより、ビジネスでは顧客とのメールのやり取りが急激に増えました。そのため私たちは、メールチェックと返信に多くの時間を割かれています。毎日必ず目にするメールをもっと効率良く処理できれば、他の作業に時間を充てることができるでしょう。今回は、メールの便利な処理方法についてご紹介します。

メールを処理する時間を決めておく

仕事の合間にダラダラとメールを見続けていては、時間を浪費する原因になります。事前にメールをチェックする時間を決めて返信も一緒に済ませると、まとめてメールを処理することが可能です。たとえば仕事が始まる朝の30分はメールチェックと返信に充てたり、昼休憩の直後に午前中に届いたメールを対処したりというように、あらかじめ決めておきます。

決めた時間を超えてしまったら、メールの処理が終わっていなくても、重要なメールの返信意外は改めて対応するという決まりを設けましょう。そうすれば無駄にメールボックスを見ることもなくなり、他の作業に集中することができるようになります。

返信の重要度ごとにフォルダで分ける

役職によっては、多い人だと一日で数百のメールを受け取ることがあります。すぐに返信した方がいい内容や、単にCCに入れられて送られてくるものなど様々です。そんなときはメール内容の重要度によってフォルダに割り振ると、返信すべきメールの優先順位をつけられ、返信漏れをなくすことができます。

また、仕事の進捗具合によってメールをフォルダに分ければ、メールボックスをすっきりとさせることができるでしょう。「開始前の案件」、「現在進行形の案件」、「終了案件」とそれぞれフォルダを作って割り振れば、まずは現在進行形の案件から処理すればいいことがわかります。現在進行形の案件のうち、内容ごとにメールをフォルダに分けるとよりスムーズに作業が進みます。

記憶に頼らず、メールをアーカイブしておく

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メールを残しておくと多くの容量を必要とし、どれが重要なメールなのかの区別がつかなくなるため、用が済んだメールは削除するのがオススメです。返信を終えて不要になったメールは、ゴミ箱に移動させてしましましょう。ゴミ箱に入ったメールは一定期間が経過すると自動的に削除されます。

また、削除せずにいつでも読み返すために、アーカイブできる機能が付いたメールサービス(Gmailなど)を使用してもいいでしょう。アーカイブしておくと、Gmailの場合「すべてのメール」というフォルダからいつでもメールを読むことが可能です。メールはキーワードを検索すれば見つけることができるので、たとえば顧客との間で問題が起きた時に、メールの履歴を残しておくことで曖昧な記憶に頼る必要がなくなり、お互いの誤解が解けることに繋がるでしょう。

メール作成のスピードを上げるために

受信メールの処理方法だけではなく、返信の際にメールの書き方を工夫すれば短時間で済ませることができます。

送られてきた内容に対してのみ答え、自分から送る場合は完結に要件のみを書くようにしましょう。また、場面に応じたメールのテンプレートがインターネット上でまとめられています。それらを利用してメールを作成すれば、一から書く必要がないためとても効率的です。

パソコンに「ユーザー辞書」を取り入れれば、たとえば「よろ」とタイピングするだけで「よろしくお願いします」という言葉を表示される設定にすることが可能です。自分がよく使う文言を登録しておけば、わざわざ全ての言葉をタイピングする必要がなくなります。また上級レベルとして、パソコン操作に慣れている人はタイピングのスピードを上げると、全体的に作業を速めることができます。

おわりに

限られた勤務時間の中で、時間を決めて作業に集中するための仕組みを作ることは大切です。仕組み作りを助けるサービスが、最近では続々と出てきています。メールの処理を効率化させることで、今まで取り組めていなかった仕事に挑戦してみることもできるようになるでしょう。上記の方法を、今日からの仕事に取り入れてみて下さい。

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