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議事録はただの書き起こしではない!議事録の役割とは

投稿日:2016年12月18日  最終更新日: 2019年04月18日

新入社員や若手が担当することの多い議事録作成。
しかし議事録は、その会議の要点をしっかり把握して論理的に整理しないかぎり、説得力に乏しいメモになってしまいます。一見簡単そうで実は難しい作業に頭を抱えた経験を、誰もが持つのではないでしょうか。

そもそも議事録はなぜ必要なのか、そしてなぜ上司は作成を若手に任せるのか?ここではそんな疑問を解決すべく、議事録の意義と役割について考えます。そのうえで、「練れた議事録」として押さえたいポイントと作成・保管のコツを挙げるとともに、議事録をめぐって生じがちなトラブルについてもご紹介します。

「メモ」でも「会議の実況中継」でもない議事録。その意義と役割とは

議事録 会議5
さまざまな関係者の立場や考えを理解しつつ、ビジネスの方向性や必要なアクションを決めるために欠かせない会議。そこで討議した内容や結果を記録した文書が「議事録」です。

もっとも新入社員にとっては、議事録そのものが馴染みの薄い存在です。ここで議事録の意義を再確認しておきましょう。次の3点にまとめることができます。

・会議での発言の所在(発言者)や決定事項を明確な記録として保存
・会議の不参加者に対する正確な情報提供
・関係者がとるべき方向性や次のアクションを定めるための道標

ではなぜこのような重要な書類を作ることが、新入社員や若手に任せられるのでしょう。これは、入社してまだ日が浅く会社について知識も乏しい社員に作成を言いわたすことで、「会議で交わされる会話について来させ、その裏側にある前提情報を理解させる」・「必要な情報を取捨選択する判断力を培う」という、教育や指導の意味があってのことです。

以上をまとめると、議事録で求められるのは、「会議の流れと背景をふまえて重要部分を抽出し、関係者が誰でも分かりやすいように情報を整理すること」となります。これをふまえて、次章で「練れた議事録」に仕上げるためのポイントを押さえます。

「練れた議事録」のポイント

議事録は会議が終わってからとりかかるものと考えていると、会議後の負担が重くなります。会議後の作業は最少かつ最短で済むよう、会議前の準備や会議中の工夫も大事です。

1、会議前
・前回までの議事録を参照し、会議の背景をつかんでおく。
・開催日時、議題、出席者など、埋められる箇所はあらかじめ記入。
・特に出席者の顔ぶれを事前に押さえておくと、会議中の記録の負担が軽減。

2、会議中
・メモを取ることに集中し、この時点では可能な限りすべてを記録。
・瞬間的に重要性の判断がつかない事項(金額や日時など)は、洩らさずメモを。
・IC レコーダーに頼りすぎると、会議後すべてを聴き直し文字起こしすることに。無駄な労力を省くため、「その場でのメモ」を唯一の素材とするよう心がける。
・録音を後で聴き返す場合、発言者名は分からなくなりがち。必ず会議中に記録を。

3、会議後
社内でフォーマットの指定がない場合は、以下の順で記載するのが普通です。
議事録 会議1
【表題(会議名称)】
読者が会議の欠席者である場合も念頭に置き、「何の会議なのか」一目で分かる工夫を。
【日時(開始/終了時刻】
遅れてスタートした場合も含め、何時何分かまで詳細な記述を。
【場所】
会議場を借りた場合や対外的な会議については特に正確な記録が必要。
【出席者】
・社名・部署・役職などの詳細も記録。まず外部者から地位の高い順に。
・社内打ち合わせなどの場合、敬称は通常省略。ただし省略する場合は「敬称略」と記載。
【要旨】
議事録の最重要箇所。「その会議で何が決定し、何が得られたのか」を端的に記載。
【内容】
上記の要旨ができあがるまでのストーリーをイメージして、以下に注意しつつ記述。
・5W1H(「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」)を意識。
・「誰の提案により」」「誰が決定としたのか」を明記(後のトラブル化を防ぐため重要)
・発言の順序ではなく議題ごとにひとくくりに。
【保留事項】
話題には上ったものの、後回しになったり宙に浮いたりした事柄も忘れずに記録。
【次回会議日程】
次回の日程を、「曜日」や「会議の場所」まで詳細に記入。

上記内容を頭に入れて議事録の作成をすすめていくと、スムーズに運びます。

議事録作成に伴うトラブル例と対策

議事録 会議3
議事録をしっかりとっていなかった、しっかり理解していなかったことによるトラブルを紹介していきます。

会議で重要な決定があったのに、議事録にきちんと盛り込まれていない

メモをとる時点では、全てを記録しておく気構えが大事です。また、「誰が」「何について」「何を」話し、結果として「どうなったか」を意識した、流れのある文章づくりを心がけることで、漏れを防ぐことができます。

また、万一に備えて会議内容はICレコーダーで録音しておきたいもの。ただし録音をする場合は事前に了承を取りましょう。会社の機密事項に関する問題や、プライベートな話題が持ち上がったりしないようにするためです。

議事録は問題なく作られたが、先方から事後クレームがつく

例えば、A社とB社の会議において、B社の異議が出なかったため、A社が議事録を作成し承認をもらった上で、その後作業を進めたとします。ところが、後日B社から話を蒸し返され、議事録を示しても「良く分かっていなかった」などと言われてしまう場合。

もちろん責任はB社にありますが、会議内容を本当に理解し納得していないのなら、事は収まりません。「誰でも分かりやすい」ことが議事録に求められるのはこのためです。ただし議事録を作成した本人には判断がつきにくいもの。議事録をチェックする会議責任者が、第3者の視点で本当に理解しやすい内容となっているか検討することが必要です。

「みなし承認」に気をゆるめてしまう

例えば、「1週間以内に議事録案の確認がなされなかったら、記載どおりに承認したものとみなす」と取り決める場合。予定期間を過ぎ返信がないと、作成者は胸をなでおろして終わりにしてしまい、すりあわせがないまま後で蒸し返されるおそれがあります。

先方にしっかりと確認を依頼し、了承した旨を記録として残すよう心がける必要があります。議事録のフォーマットに「承認者」欄を設けるとよいでしょう。返事がない場合は、口頭でもOKをもらい、承認欄を埋めてメールで先方に送付する位の用心深さが大事です。トラブルとなったときに、双方確認済みの議事録が残っているかは重要問題。「最後の詰め」まで念入りに行いましょう。

議事録作成・保存のコツ

議事録 会議4
スピーディーかつ効率的に議事録を作成するコツを3点ご紹介します。

1、求められる迅速性
何といっても重要なのは作成のスピード。議事録は24時間以内に発信するのが一般的ですが、「2時間以内」と規定する企業もあるほど。理論的にも、エビングハウスの忘却曲線によれば、人間は1日経過すると70%以上の記憶を失うと言われています。
言い換えると、議事録作成にあたり考えこみすぎて時間をかけすぎないことも大事。そのためにも、テンプレートやフォーマットなどを会議前に駆使し、ゼロから作成する手間を省くと共に、分かる項目を事前に埋めておくといった「段取り」をうまくしましょう。

2、フォーマットの活用
議事録作成の初心者は、ワード、エクセル、パワーポイントなど手段選びにまず迷ったりするもの。テンプレートやフォーマットを活用するのが便利です。サイト「書式の王様」には、82種類もの議事録のフォーマットが揃えられており、用途や使いやすさから好みのスタイルを選ぶことができます。

3、急いで回覧に供する必要がある場合
繰り返しになりますが、議事録作成はスピードとの勝負です。会議の緊急性や内容によっては、入力作業に費やす時間さえないほど急いで回覧したい場合も。そのような時は直筆での議事録提出ですませることもあります。また参加者全員が会議に集中するよう、パソコン持ち込み自体を推奨しない企業もあります。
これらの事情により、議事録を直筆でしたためた紙が手元に残っている場合、スキャン機能とPDF化によって、そのままメールに添付して送信したり、あるいは共有のサーバやイントラネットにアップしたりすることも有効です。これにより、議事録の迅速かつ確実な共有と伝達が実現します。対応機器を十分に活用しましょう。

まとめ

若手社員にとって議事録の作成は負担が大きい一方で、上司に自分の技量をアピールするチャンスになります。逆に上司としては、積極的に議事録作成を担当し、かつ、しっかりした議事録を短時間で提出する部下を高評価するのは当然。

そして、努力の結果スピーディに完成した議事録は、会議不参加者への情報提供や回覧に際してもスマートかつ円滑に行いたいもの。「情報を制するものがビジネスを制する」といわれる時代です。従来の紙から電子データへと、議事録の作成や扱いにおけるスタイルを見直すことは、効率良い会議とは何か、ビジネスのあり方自体を考えるよい機会につながりそうです。

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