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その返信、NG!相手が気持ちよく読めるビジネスメールの書き方とは

投稿日:2014年09月27日  最終更新日: 2014年11月13日

はじめに

その返信、NG!相手が気持ちよく読めるビジネスメールの書き方とは
直接会うと話が弾むのに、なぜかメールの文面がとても失礼だったり、そっけなかったりする。直接会うか電話で話せばいいことなのに、わざわざ長文のメールで返される…。そんな「失礼メール」や「イライラメール」を送られたことはありませんか?

今やメールはビジネスにおいてなくてはならないものですが、メールのビジネスマナーや気持ちのよいメール術を知らない方も多くいらっしゃいます。結果、「メールの文面がが失礼だ」「何を行っているのかわからない」と、相手にマイナスイメージを持たれてしまうことも。
逆に気持ちのいいメールを送れば、次も会いたいと相手に思わせることができるかもしれませんし、良好な関係を構築しやすくなります。そこで今回は、読み手を気持ちよくさせるビジネスメールの書き方についてご紹介します。

イライラメール事例と改善方法

読んでいて思わずイライラしてしまうメールには、いくつか共通点があります。今回は失礼メール、イライラメールによくある2つの共通点を挙げながら、その改善点をご紹介していきます。

内容がわかりにくい

その返信、NG!相手が気持ちよく読めるビジネスメールの書き方とは
メールを何度読み返しても言いたいことがわからなかったり、最後まで読まないと結論が出ないメールというのは、読み手をイライラさせてしまうものです。
時間のないビジネスマンにとって、メールチェックの時間は少しでも早く終わらせたいもの。結論に辿り着くまで時間がかかるメールや、長文が並んでいるものの、言いたいことがわからないメールは、時間のロスと言えます。できればメールを読み始めてすぐに内容がわかると、読み手もスムーズに返信できますよね。

読み手に内容をわかりやすく伝えるためには、まず件名を工夫してみては。
例えば下記のように、件名だけである程度内容がわかるようにしておくと、読み手は件名だけで重要なメールか否かが判断できるようになります。

【ご連絡】9/25(木)お打合せの件(○○株式会社 石田)
【添付】新商品見積書をお送りします(□□商事 佐藤)

ビジネスメールの返信は、遅くとも1日以内が望ましいですが、急いでいるときなどに、件名だけで緊急のメールかどうかが分かれば、スムーズに仕事ができますよね。

また、本文を書く際は、まず結論から書き出す癖をつけるようにしましょう。
結論は下記のように名乗りの後に書くと、よりわかりやすいメールになります。

○○株式会社 △△事業部
石田様                          ←← 会社名・部署名・宛名

いつもお世話になっております。□□商事の佐藤です。     ←← 名乗り文
先日ご興味頂きました、新商品の見積書をお送りいたします。 ←← 結論

メールが冷たい

その返信、NG!相手が気持ちよく読めるビジネスメールの書き方とは
「ビジネスメールは簡潔に」というキーワードはとても大切です。しかしあまりにもそっけないメールを送ってしまうと、相手は「なんだかお会いした時より印象が違うな」と「文面がなんだか失礼」などと取られてしまうことも。
メールを早く終わらせたいという気持ちはわかりますが、読み手も人間です。
例えば下記のように、少しねぎらいの言葉を入れたり、親しい相手であれば愛嬌のある一文を入れるだけで、読み手の張り詰めた気持ちが和み、「またお会いしたいな」「いつも気にかけてくれているな」という気持ちになってくれます。

ご多忙のところお手数をおかけいたします。
季節の変わり目ですね。ご多忙のことと存じますが、お身体ご自愛くださいませ。

大切なことは読み手の気持ちになってメールを書くことです。メールマナーを心得ておくのはもちろんのこと、さらに読み手を気持ちよくするメールの書き方を知っておくことで、あなたの印象は大きく変わります。今回ご紹介した方法を普段のメールに取り入れながら、ぜひメール上手の道を目指してください。きっとあなたの営業スタイルにとってプラスになるはずです。

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