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業務を見直して仕事の効率性を3倍高める3つのポイント

投稿日:2017年01月06日

 

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業務効率を上げようと努力しているものの、なかなか成果が出ずに困っていませんか?それはもしかすると、もっと根本的なところに原因があるかもしれません。

今回は、現状より3倍効率よく業務を行うためのポイントを3つご紹介します。これを読めば、見落としていた業務改善ポイントがきっと見つかりますよ。

仕事の効率を上げるための業務の見直し方

仕事の効率を高めたいなら、以下の3つのポイントで業務を見直してみましょう。

  1. 本当に必要な業務なのか
  2. 業務フローは適切か
  3. 効率化を図れる職場環境が整っているか

また、聖域を設けずに見直すことも大切なポイントです。ルーティンワークかイレギュラーかといった区分けにかかわらず、上記のポイントですべてを見直してみましょう。

それではひとつずつ解説していきます。

1. 本当に必要な業務なのかを考える

普段行っている業務ひとつひとつの目的や成果を見直した上で、それが本当に必要なのか、行う必要があるかを判断しましょう。

「ルーティンワークだから」「会社で決まっているから」という理由で、なんとなく行っている仕事はありませんか?それが仕事の効率性を下げている可能性があります。

こうした仕事は、効率性だけでなくモチベーションを落とすことも多いものです。単に時間がかかるだけでなく、仕事全体に悪い影響を与えている可能性もあります。必要ではないと判断した業務は減らす、もしくは仕事自体をなくして効率化を図りましょう。

必要ではない業務を見極めるポイント

以下のポイントで、行っているすべての仕事を見直してみましょう。

  • 習慣化、または形骸化していないか
  • 他の方法で代用できないか
  • 頻度を減らしても業務に差し支えないか
  • 担当者を変えられないか

主に当てはまりやすいのが、ルーティンワークです。「会社で決まっているから」という理由で行っていませんか?

代表的なものとして、活用されていない日誌の記載やデータ更新、決まった頻度で行われる会議などが挙げられます。成果や影響を考慮し、やめても問題がないなら思い切ってやめてしまいましょう。

やめられないものでも、頻度を下げたり他のもっと効率の良い方法で代用できたりする業務があれば、やり方を変えるのもひとつの方法です。例えばExcelでおこなっている名刺管理を別のシステムに移行する等が挙げられます。

2. 業務フローを改善する

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仕事の優先度の高さを考慮した上で業務フローを見直すことで、仕事の効率を高めることができます。

業務フローには、一日の仕事の流れはもちろん、決まった業務を行う際の流れも含まれます。とりあえずできるものから行っていたり、ルールだからと特に考えずに行っていたりするなら、業務フローを見直す必要があるかもしれません。順番を見直して、業務フローの効率性を高めましょう。

優先順位の付け方

以下の4つに仕事を分類すると、優先順位が見えやすくなります。

  1. 重要度が高く、緊急性が高いもの
  2. 重要度は高いが、緊急性は低いもの
  3. 重要度は低いが、緊急性は高いもの
  4. 重要度も緊急性も低いもの

上記のうち、つい先に行ってしまいがちなのが1と3です。このうち、見直すべきは3の業務です。

1にはクレーム対応などが挙げられます。これらは重要度も緊急性も高いため、早い段階で着手する必要があります。

一方、3には人からの依頼やルーティンワークなどが挙げられます。これらは緊急性が高いため、他の業務より優先して行ってしまいがちです。

しかし中には、自分以外の人が行っても成果が変わらないものや、方法を変えることで優先順位を下げられるものもあります。緊急性が高いからと慌てて着手するのではなく、他の人や方法でも対応できないか考えるクセをつけましょう。

3. 効率化を図れる職場環境が整っているかを考える

業務の効率化は、自分の意識ややり方を変えるだけでは不十分だったり、効果が出なかったりすることもあります。導入しているシステムを切り替えたり、家具の配置を変えたりすることで、業務改善しやすい職場環境を整えることも大切です。

物理的な職場環境の改善

導線を確保した職場レイアウトにすることで、効率性を高めることができます。

頻繁に人が行き来する場所に荷物や家具が置いてあったり、よく使うものが離れた場所にしまわれてたりしていませんか。たとえ1回の移動時間は短くても、何度も繰り返されればいつの間にか時間が食われてしまうもの。

仕事を行うのに最短で動ける動線を確保することで、移動時間を短縮することができ、結果として業務の効率性を上げることができます。

システム面での職場環境の改善

グループウェアやSFA、CRMを取り入れることで、業務を効率化することができます。

人の手で行えば費用はかからないものの、処理に時間がかかる業務はありませんか。主な業務としては、売上や名刺などのデータの手打ち入力や、議事録などのメール連絡、社内のスケジュール調整などが挙げられます。

こうした業務は時間がかかるため、仕事の効率性が下がるだけでなく、結果として人件費を浪費している場合もあります。

例えば「サイボウズ」やSansanの名刺管理システム「Sansan」などを導入することで、こうした人的な手間を減らし、業務を効率化することができます。

ここで問題視されるのが、導入にかかる費用や設定の手間です。しかし、これから浪費する人件費や改善できるであろう仕事の効率性を考えた上で、メリットの高い方を選ぶことが企業の経営改善にもつながります。総合的な目線で判断し、仕事を効率化できる職場環境へシフトさせてみてください。

※名刺管理システム「Sansan」については、「お問い合せ・資料請求」ページから資料を確認いただけます。

おわりに

業務を見直すことは、社員だけでなく企業の生産性を高めることにもつながります。今回のポイントを踏まえて業務の見直しを図り、仕事の効率性や生産性を高めてみませんか。

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