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今日から短時間で「響く」提案資料を書くために

投稿日:2017年04月18日  最終更新日: 2019年04月18日

提案資料は、大きな商談や組織変革のキーともなりうる重要な書類です。しかし、1つの提案資料の作成に労力をかけすぎると他の業務に割く時間が失われ、効率性低下につながるおそれもあります。社内会議資料と同様、資料のテンプレを社内や部署内で共有することは、ゼロから提案書を作る手間を省き、よりスピーディな提案を可能とする点で、賢明なスタイルといえます。
ただし提案書の意義は、「自分の意見やアイディアを相手に伝える」こと。ですから、相手方に「響く」内容であることが、優れた提案書の前提条件です。では、「響く」提案資料とは?そして、その雛形になるような資料とは?提案資料作成にあたって役に立つコツにも触れながら解説します。

【1】提案資料とは何のために必要なのか?

提案書6
そもそも提案資料とは何かというと、「現状の課題や問題点をふまえ、ある物(サービス)について意見やアイディアを提示する文書」です。社内向けに提出されることもあれば、社外のお客様宛に作成されることもあり、また、改善提案書、導入提案書、問題解決のための提案書、新しいアイディアのための提案書など、用途も多様です。

提案書類の目的の第1は、商品やサービスの特長・魅力を説明し、課題解決に有効だと先方に認識してもらうことです。このため、提案書類作成にあたってはメインメッセージやアピールポイントの分かりやすさと説得力が大きく影響します。目的の第2は、先方に信頼感を与えることです。最終的に提案内容が受け入れられるかについては、「この担当者の提案なら大丈夫」という安心感を抱いてもらえることが重要です。したがって提案書類作成にあたっては、内容そのものやプレゼンの仕方に加え、ストーリー構成の論理性、資料のビジュアルや正確性といった要素も大きく影響します。

言い換えれば、これらの要素を満たしたペーパーこそが、相手の心に「響く」提案書類です。次章で具体的にその内容を見ていきましょう。

【2】本当に「響く」提案書とは?

提案書2
提案書は、提出先によっても目的によっても書式が異なりますが、「外せない」基本項目は次の3点です。

  • 現状分析(課題、弱点、ニーズ等、改善すべき点)
  • 提案(メイン部分。商品やサービスの提案や改善策など)
  • 期待される効果(提案内容の実現によって改善される点)

これらの基本項目を軸に、それぞれのポイントを見ていきましょう。

「響く」提案書とするためのポイント

相手方に「響く」ために大事なポイントを紹介します。キーワードは「分かりやすさ」「論理性」そして「説得力」です。

    • 直面する課題やニーズの把握と、正確な現状分析

冒頭で、現状が的確に整理・分析されていることは資料全体の説得力を強めます。読み手を惹きつけ納得させ、だからこそ新たな提案を聞いてみたいという意欲を湧かせることができます。

    • アピールしたい物の魅力や特徴を具体的に明示する

メインメッセージとポイントを分かりやすく示すことは何よりも重要です。メインメッセージは提案書の核心であり、「この書類を通して、自分がアピールしたい製品(サービス)に関するアイディア」です。そしてその魅力や特長をできれば3つ列挙するようにしましょう。
理由ですが、マジックナンバー3の法則として知られるように、人は物事を3つに整理して説明されると、最も説得力を強く受ける傾向にあります。ポイントが2つだと検討不足ととらえられ、逆に4以上だと多すぎてメリハリも失われがち。基本的には、3つに絞って説明することを心がけるとよいでしょう。

全体として整合性のある魅力的なストーリーに仕上げる

論理の飛躍や説明不足がなく、きちんと筋が通った理解しやすいストーリーであれば、読み手も、短時間で、かつ一読しただけで理解することができます。ビジネス文書の基本、6W2Hと呼ばれる「Why(なぜ)」「What(何を)」「Where(どこで)」「When(いつ)」「Who(誰が)「Whom(誰に対し)」「How to(どうやって)」「How much(いくらで)」を、提案書内で洩れなく盛り込むように心がけるとよいでしょう。

そして、より魅力的なストーリーに仕上げるために、必要以上に多くを書き込まないようにすることも大切です。提案書には、本当のポイントといえる骨子だけを記し、「もしかしたら不要かも」と感じた部分は思い切って割愛しましょう。メインメッセージがどれ程優れていても、全体的に文面が冗長では埋没してしまい、読み手の心に伝わりにくくなります。

【3】視覚面でも「響く」工夫を

提案書3
見栄えにこだわりすぎ中身が希薄な提案書は論外ですが、提案内容や情報が伝わりやすいよう仕上がりにこだわることは重要です。書類に人となりが表れるのは事実。上記したとおり読み手に信頼と安心感を持ってもらうよう、細心の注意を払いましょう。そのための工夫として、たとえば下記が挙げられます。

視線の動きを意識する

人の視線は「Z」の形に動きます(一番上の左端から読み始め、右下をめざして動く)。視線の動きに合わせて重要な情報を配置すれば、印象を与えやすい文面になります。ただしPowerPointの場合は、文章を左右の幅いっぱいに詰め込むと、読み手の「Z」の視線が左右に大きく揺れ読みづらくなります。この時は、余白やイラストなどを使って、文章の左右の幅を狭めると、読みやすくなります。

文章表現に気を配ることや色使いへのこだわり

見やすい資料は最後まで読まれやすく、印象にも残る部分でもあります。下記のような工夫をすると、より良くなるとされています。

    • フォントや文字の見やすさ、一文の短さを工夫
    • 字間や字送り、行間や行送りの調整
    • 原色は避ける。同系統三色までが基本。
    • ベース、メイン、アクセントといった色の使い分けも重要。
    • アクセントカラーは全体の5%以下に(それ以上だと無駄に派手な印象を与えがち)

なお、印刷にあたってフルカラーだとコストがかさむことを懸念する場合は、多機能機の「2色刷り機能」を活用することもお薦めです。

【4】提案書類のカスタマイズは、関係者全員のため

株式会社日立ソリューションズが実施したアンケート調査によれば、プレゼンテーションの資料作りについて「不得意」は29.3%、「どちらかといえば不得意」は37.2%を占めています。つまり7割弱のビジネスパーソンが提案資料作成に苦手意識を持っているのです。

社内で模範的な雛形を共有すれば、作成者にとってはゼロから作り上げる苦労がなくなり、本当に必要な箇所の記述のみに力を注げばよいので、短時間で実のある資料作成が可能となります。読み手にしても、作成者によるばらつきなく社内で統一された形式の資料が提示されることは信頼につながります。また特に営業マンを多く抱える会社にとっては、全員に書式が統一化された提案書を持参させることで、安心感と連帯感の醸成が期待できます。

このように関係者すべてにとってメリットのあるテンプレ利用。次章で具体的な例を示します。

【5】効率よくカスタマイズができる救世主。提案資料の各種テンプレートを紹介

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ここでは、参考として各種テンプレートの例とサイト集をご紹介します。社内提案用と社外用、お客様の業種や業務、など、アプローチの仕方に応じて数パターンを用意するとよいでしょう。会社や部門で共通のパッケージとして利用すれば、社員1人1人がばらばらに同種の資料を苦労して作成する、という無駄を省けます。

bizocean 書式の王様
提案書の書式テンプレートが34点アップされており、自由にダウンロードできます。改善提案書、新商品企画提案書、新事業の提案書など、細かくテーマ別に示されており、場面に応じて使い分けることが可能です。いずれも社内文書としての利用を前提とした書式ですが、応用次第で社外文書にも。

最強文例集
社内文書用に加え、社外向け提案書のテンプレートが3点アップされており、自由にダウンロードできます。いずれもシンプル・実用的な書式なので使い回しや応用が効きます。ワードとエクセルでの作成が前提。

テンプレートBANK
営業マンのための、商品・サービス提案書テンプレートです。現状の問題点と導入効果、ユーザーの声や商品説明、スケジュールなどの記入項目が用意されています。パワーポイントでの作成が前提。

また、複合機を使いこなすことで、一層の効率化することも可能です。
作成した資料の配布にあたって有効活用したいのが、コピー・印刷・FAX等の機能を兼ね備えた複合機。たとえば「2-Up印刷」や「2 in 1印刷」と呼ばれる機能を用いることで、多量の情報を1枚のペーパーに集約することができます。資料説明をスピーディかつ効率的に進めることができ、読み手も「長々とした資料」から解放され、紙の節約にも効果的、とメリットづくしの機能ですから大いに活用したいものです。

また作成した資料をクラウドストレージで保存、管理したいというニーズに応え、クラウドサービスと連携した複合機も開発されています。これにより、スペースや時間が節約されると共に、他のPCやスマートフォンでも閲覧・作業でき、業務効率向上にもつながります。こちらの記事も参考にしてみてください。
もうコピー機とは呼ばせない!使い方を知れば仕事が効率化する複合機の機能12選

意識調査によれば苦手意識が強い提案資料作成。しかし提案資料は、次の展開につながる可能性を秘めた大事な書類です。ビジネスパーソンとして避けて通ることはできません。

テンプレートの活用、雛形の共有といった工夫次第で、労力を削減し、スピーディに、かつ「響く」資料が作成できるようになります。また、身近な多機能機も使いこなすと大きな戦力に。ゼロから全て手作業での提案資料作りに別れを告げることは、従来の働き方をもう一度見直すきっかけにもなりそうです。

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