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必要な時に即座に確認でミス防止。見積書と発注書の違いや留意点とは

投稿日:2017年12月18日  最終更新日: 2019年04月18日

商品やサービスの購入をする際、双方に発生する書類が見積書と発注書です。どんなに小さな商品でも細かなサービスでも発生するため、普段、何気なく作成して対応しがちですが、どちらも契約成立のためになくてはならない重要な役割を担っています。

そのため保管も法律で義務づけられていることから、年々膨れあがっていく文書の山に頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。

今回は、「見積書」と「発注書」の役割を見直し、法律の動向と共に、作成・保存に際して便利なツールなども併せてご紹介します。

見積書と発注書。それぞれが果たす役割

発注書見積書1
他の書類との違いがまぎらわしい「見積書」と「発注書」。それぞれの定義としては、見積書は依頼を受けて提示し、経費や納期などの見積もりを記した書類です。これに対し発注書は、出された見積書をふまえて提出する、発注内容を記した書類を意味します。

契約は、理屈のうえでは口頭による申込や承諾だけでも成立します。しかし内容も複雑多岐で確実さが要求される実務においては、お互いの認識の食い違いが生じないように、書面で見積書や発注書を作成するのが当然のこととなっています。
つまり、見積書と発注書は、スムーズな契約の成立、あるいは誤解のない契約の成立を目指すために作成する書面です。したがって、それぞれ以下に示すような重要な役割を持ちます。

●見積書の役割:
・契約内容について双方の認識にズレがないかを確認する役割
・発注を先方に促す役割

●発注書の役割:
・注文の意思表示
・注文内容の確定、念押しとしての役割

上記を踏まえて、見積書・発注書の作成の留意点は、以下になります。

●見積書の内容と留意点
見積書は、仕事の受注側が出す書面で、発注側が検討をするための参考資料です。品目名、単価、個数、合計金額などが記載され、これを元に双方が交渉して契約成立になる流れとなります。双方の認識違いが生じないようにすることで、支払上のトラブルを防いだり、受注者側が信用できるかの判断資料にもなり、発注側の会社内の稟議等にも使用されることになります。誤った記載は受注者の信頼を一挙に失ってしまうので、正確な記載が特に必要です。

●発注書の内容と留意点
発注書は、最終の見積書を元に発注する意思表示の書面で、品目名などのほか、納品場所、納期、支払い方法などが記載されます。契約成立の最終段階に位置する重要な書面ですから、互いに誤解の生じないよう、細心の注意を払って作成することが必要です。

見積書・発注書の保存方法

発注書見積書3
見積書も発注書も証憑書類として、法人の場合は7年間の保存、個人の場合は5年間の保存が、所得税法や法人税法上で義務づけられています。ただし、個人事業主の場合も帳簿書類は7年間の保存義務があるなど書類によって分かれるため、すべての書類を7年間保存しておくよう心がけると無難でしょう。

近年の動きとしては、電子帳簿保存法の改正(2005年3月)により、紙媒体の書類をスキャナで電子化して保存することについての規定が追加されました。従来の紙による保存では、プリントアウトしてファイルに保存する手間と、そのファイルを保管する場所代がかかりましたが、電子データで保存することによりこれらを大幅に削減することができます。
その保存方法として、次の2種類が挙げられています。

1、既に紙媒体のものをスキャナで読み取る保存方法
見積書も注文書も原本保存が必要ですが、税務署に申請し承認を受ければ、スキャナ読取りの電磁的記録による保存ができます。ただし、領収書等や決算関係の書面等はできないので、その範囲は注意が必要です。

2、作成の最初の記録段階から一貫してPCで作成した場合の書類の保存方法
電磁的記録によりはじめから一貫して作成する帳簿書類で一定要件を満たすものは、税務署の承認を得て電磁的記録のまま5年間あるいは7年間保存することができます。

以上2点の詳しい要件は、国税庁のHPに記載されています。再確認して、何が出来て何が出来ないのかを把握しておくと良いでしょう。

これらの動きにより、スキャナ保存の普及が進むことが期待されますが、まだまだ制約が多く、改善すべき課題も少なくないとの指摘も多くなされています。たとえばスマートフォンによる撮影も認められるよう、更なる法改正が望まれています。

「見積書・発注書」の作成・交付における、便利ツールの紹介

見積書発注書6
税法上の保管期間や保管方法は別にしても、契約に至らなかったものを含めて見積書や発注書をスキャナなどで読み込み保存しておくことは、次回以降の受注につながる顧客管理情報として有効です。
なお、見積書に関しては、法律の定める書面ではないので、用紙や決められた記載方法がなく、作成方法の決まりはありません。そこで専用の見積ソフトが多く出回っています。上手に活用することで事務が簡略化できますし、後にさらに請求書のデータにそのまま反映できるといったメリットもあります。

ここで、作成・交付におけるツールの一例をご紹介します。

●「COREC(コレック)」(株式会社ラクーン)
既に8000社以上の導入実績があるBtoBクラウド受注・発注システム。サプライヤー側はCOREC上で取引先ごとに注文書を作成し受注を取ることができるため、受注処理の手間とコストの削減につながります。またバイヤー側は、CORECに対応したサプライヤーであればもちろんのこと、それ以外のサプライヤーにもFAXやメールで発注書を送信できるので、発注を一つにまとめ管理や共有がスムーズになります。

●見積共有管理(NIコンサルティング)
見積書作成から、承認・発行・保管・分析まですべて電子化したWEBアプリケーション。見積書を全社で共有し、いつでも、どこでも、誰でも対応が可能になり、担当者がいないとわからないといった事態を解消できます。また、モバイル対応によりiPad等で作成ができるため、顧客対応がさらに迅速化します。さまざまな業種、あらゆる業態の企業で利用可能な見積フォームが設定でき、四則演算も可能。SFA「顧客創造日報シリーズ」との連動により、自動で履歴を残すことが可能です。

●書式の王様(bizocean)
総会員数199万人を誇る、日本最大級のビジネステンプレート集。見積書については58種類、発注書については30種類もの無料テンプレートが用意されており、それぞれの書き方の解説も付されています。

●見積書・発注書のセット印刷(board)
書類作成サービスとしての基本機能をカバーしつつ、発注管理・案件単位の損益管理・営業の見込み管理・経営分析など、中小企業の業務全体を効率化し経営を助けるクラウド型業務システム。
見積書を提出する際、ほぼ受注が決まっている場合などでは一緒に発注書も渡すケースがありますが、そういった時、本システムでは、「見積書&発注書」を選択して印刷することによりまとめて出力することができます。これにより、印刷の手間の軽減に加え、顧客とのやり取りもスムーズに進めることが可能となります。

まとめ

見積書も発注書も、金額の多少にかかわらずビジネスでは重要な書類です。個人事業主や中小企業の中には、これらの書類を介さず、お互いの信頼関係のもとすべて口頭での意思表示によって済ませているケースもありますが、万が一トラブルが発生したときに、正式な取引があったと証明することが非常に難しくなります。

言い換えれば、見積書と発注書は取引全体の安全性を担保する存在。必要な時に確認することでミスを防止できる「安全弁」として、大切に取り扱っていきたいものです。

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