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営業日報、ホントに必要?営業日報が活用されているかを知るための3つのポイント

投稿日:2014年02月28日

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営業なら、営業日報を書くのが当たり前…そんな固定概念を持っていませんか?
営業日報をうまく利用すれば、経営者からすれば、一人ひとりの商談内容や進捗、取引先との温度感などを確認することができ、今後につなげることもできます。
しかし、御社の営業日報は本当に経営にうまく活用できていますか?
営業日報を書くことがただの習慣になっている企業は、実は数多くあります。
営業日報がうまく活用できていないなら、営業日報を書く時間自体が、もしかすると無駄な時間になっているかもしれませんよ…!?
そこで今回は、御社で営業日報がうまく活用されているのかどうかを確認する、3つのポイントをご紹介します。

書くだけで満足していないか

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営業担当が一日を振り返り、組織内や上司・経営者に商談状況や行動内容を報告する営業日報。
経営者からすれば、多くの営業担当の報告を一挙に確認できる良いツールになっているかもしれません。
しかし、営業担当が体験した温度感を、経営者は日報から感じ取ることができているでしょうか?
例えばメーカーや卸の場合、ある商品の在庫を切らしてしまい、営業担当が謝罪に訪問、代替え商品で対応出来たという営業日報を書いた場合、「先方承諾」だけでは温度感は伝わりませんよね。
先方は相当ご立腹で、怒りを抑えながら渋々対応していただいたのでしょうか?
それとも代替え商品を気に入っていただき、先方も満足の上で対応していただいたのでしょうか?
この部分が伝わるのとそうでないのとでは、今後の先方への対応如何が大きく変わってしまいますよね。
結果を端的に伝えながら、営業担当が体験した温度感まで伝えてこそ、営業日報は価値が出るものです。
しかし、何かと仕事が山積してしまうことも多い営業という仕事。
現場で働いている営業としては、営業日報を書く時間よりも、溜まった仕事に対応する時間を多く取り、実績を残したいと考える方がいても、不思議ではありません。
また、営業日報を一日の終わりに書かず、一週間分まとめて記載している方もいらっしゃるのでは?
その結果、日報の内容が事実よりも薄かったり、商談の温度感が伝わりにくい営業日報が出来上がってしまうことも。
あなたの会社の営業日報はいかがですか?

管理者は部下の日報に目を通し、今後の対策を練ることができるか

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管理者にとって営業日報が「営業担当がサボってないか確認するため」のツールなら、営業日報はない方が良いかもしれません。
なぜなら、管理者がサボり確認の為に営業日報を読んでいることを、営業担当は知っているからです。
結果、営業担当は「とりあえずサボっていないように見せるため」の、うまい日報作成技術を身につけます。
そうして、中身の伴わない営業日報が出来上がってしまいます。
営業日報は、状況把握をするためのツールではありません。
今後の長期的な戦略を立てていくために、これまでの商談内容や取引状況確認をするためのツールです。
営業日報が、組織の営業戦略や経営戦略に活用されていないのであれば、一度運用方法を考えなおしたほうが良いかもしれません。

営業日報と同じ内容の報連相が繰り返されていないか

日々行われる報連相ですが、この内容と営業日報が全く同じだと感じたことはありませんか?
全く同じことを報告するなら、営業日報よりも直接報連相するほうが、より内容濃く伝えることができます。
報連相でできることをわざわざ営業日報に書き記すのは、時間も掛かりますし、伝わる力も小さくなり、無駄な作業となってしまいます。
「後から見返すから営業日報は必要だ」という方もいらっしゃいますが、本当に見返していますか?そして、見返した内容を活用できていますか?
「鉄は熱いうちに打て」という言葉もある通り、報連相は早めに行うからこそ意味があります。
報連相と日報の違いや、営業担当の情報をうまく活用できる仕組みについて、今一度考えてみても良いかもしれません。

おわりに

いかがでしたか?現在では様々な優れた営業日報システムもありますので、現行のシステムを確認する上でも、今一度営業日報について考えなおしてみてはいかがですか?

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