Knowledge Suiteとは?システム概要と導入メリット - SFA Hacks - SFA徹底攻略!SFAの今を伝える

SFA徹底攻略!SFAの「今」を伝える

Knowledge Suiteとは?システム概要と導入メリット

投稿日:2017年07月14日

「SFAだけでなくCRMの導入も検討しているが、何を選べばいいかわからない」

「社内の情報共有に問題を抱えている」

こうした悩みを抱えてはいませんか。これらを解決するためのソフトは世の中にごまんとありますが、ひとつの問題に対してひとつのソフトを導入していては、導入費用もかさみますし、運用する側も混乱してしまいそうです。

そこでおすすめしたいのが、グループウェア、SFA、CRMの3つの機能をすべて併せ持ったアプリケーション「Knowledge Suite」です。今回はKnowledge Suiteの特徴と導入メリットなどについてご紹介します。

Knowledge Suite(ナレッジスイート)とは

 

Knowledge Suiteはナレッジスイート株式会社が提供している、グループウェアとSFA、CRMという企業に必要な3つのシステムを連携させたクラウド型統合ビジネスアプリケーションです。料金プランやオプションを追加することで、最大13の機能を連携させて使用することができます。

グループウェア、SFA、CRMをKnowledge Suiteに統一するメリット

3つそれぞれが同じアプリケーションとして販売されているため、情報の共有がしやすく、また手間なく導入できるというメリットがあります。また使用感が似ているため操作しやすい点もメリットのひとつといえるでしょう。

情報共有がしやすい

種類は違えど、3つの機能はすべて「Knowledge Suite」というひとつのアプリのなかのサービスのひとつであることは間違いありません。そのため連携がしやすく、システム間の情報共有がスムーズに進むというメリットがあります。

グループウェア・SFA・CRMそれぞれのシステムが異なっていると、連携がしづらかったり連携させるのに時間がかかったりする場合があります。またシステム連携に必要な専門知識をもつ社員がいない場合、連携できなかったり別途費用がかかったりすることも。連携後も使用するシステムによっては不具合が出ることがあるなど、異なるシステムの連携には何かと手間と費用がかかる場合が多くありました。

しかし「Knowledge Suite」はすべての機能がひとつのアプリケーションに含まれているので、導入後すぐにそれぞれの情報を連携でき、スムーズに情報共有ができます。

手間なく導入できる

本来システムはひとつ導入するだけでも時間がかかるもの。しかし「Knowledge Suite」はアプリケーションひとつ入れるだけですべての機能を利用することができるので、導入に時間をかけることなく業務に活用することができます。

使用感が似ている

「Knowledge Suite」は機能ごとの中身は異なるものの、基本となるプラットフォームは同じなので、それぞれの使用感が似ているという特徴があります。またそれぞれの機能はタブで切り替えることができるので、まるでインターネットを使って様々なサイトを閲覧するかのような手軽さで利用することができます。

Knowledge Suiteの5つの導入メリット

 

ひとつのアプリになっているため、導入しやすいというメリットをもつ「Knowledge Suite」。実はそれ以外にも「Knowledge Suite」が選ばれるポイントが5つあります。ここではそれぞれの特徴についてご紹介します。

1.ユーザー数無制限

多くのグループウェアやSFA、CRMなどのシステムは、ユーザー数に応じて課金される形態となっています。しかし「Knowledge Suite」は、使用する機能やデータ容量に応じて金額が変わる従量課金型となっているため、社員が増えれば増えるほど費用負担が重くなるという問題に悩まされることはありません。

2.権限ごとに見せられるシステムを変更できる

部署や役職に応じて見せたい画面と見せたくない画面を設定することができます。例えばマーケティング部のみ、役員のみといった細かな閲覧権限を設定することが可能に。さらには以下のように、スケジュールの詳細を見せずに「予定あり」とだけ表示させることもできます。これなら機密性の高い情報も、安心して扱えるのではないでしょうか。

引用元:選ばれる理由 | KnowledgeSuite

3.必要な機能を必要な時に追加できる

「Knowledge Suite」には13の機能が備わっていますが、業種や職種、目的によっては必ずしもすべての機能を使う必要がないこともありますよね。また「この期間だけこの機能を使いたい」「今はこの機能は使わない」など、時期や企業の業績などによって使用したい機能が変わることもあるでしょう。

こうした変化に柔軟に対応するために、「Knowledge Suite」では管理画面からいつでも使いたい機能の増減が可能です。

またひとつの機能の中に用意されているメニューについても、使わない場合は非表示にすることができます。メニュー表示数が多いと使い勝手が悪くなってしまうもの。また誤って使用しない機能を誰かが触ってしまい、面倒なことになる可能性もあります。社員に運用の手間や誤った操作をさせないためにも、必要な時に必要なものだけを表示しておけるのは便利なポイントではないでしょうか。

4.柔軟なセキュリティ対策

システム導入の際に弊害になりがちなセキュリティについても、「Knowledge Suite」では柔軟に対応することができます。例えば企業ごとのセキュリティポリシーに応じて固定のIPアドレスからしかログインできないようにしたり、指定のスマートフォンだけリモートアクセス許可を出したりすることもできます。

またログインパスワードについても文字数や文字タイプはもちろん、有効期限まで設定できるので、例えば社員の契約期間に合わせてログインパスワードを発行する、なんてことも可能に。働き方が多様化する今だからこそ、必要な機能のひとつといえるでしょう。

そのほかログイン・ログアウト記録の自動取得や24時間監視体制の国内データセンターを独自に運用しているなど、柔軟かつ強固なセキュリティ対策を行っています。

5.離れた支店・営業所とも連携・共有可能

「Knowledge Suite」はクラウド型アプリなので、日本全国の支店・営業所などとも簡単に情報共有を行うことができます。

Knowledge Suiteはどんな企業が導入しているのか

導入メリットがわかったところで、ここからは「Knowledge Suite」を導入した企業の事例についてご紹介します。

業務効率化を目的とした導入:東和エンジニアリング

企業や官公庁に対して、映像や音響、ICTなどを使ったコミュニケーション環境の企画立案・サポートを行う東和エンジニアリングは、属人化していた営業活動のシステム化や社内での情報共有に課題を感じており、これらを解決するために「Knowledge Suite」の導入を決めたそうです。決め手となったのはグループウェアとSFAを連携して使用できるという点。それまで別のグループウェアを使用していたそうですが、連携のメリットから「Knowledge Suite」への切り替えを決めたそうです。

導入して大きな効果を感じた点は、これまで手動でカウントしていた訪問回数を自動で見える化できるというところだったと語っています。業務効率を図れるだけでなく、データが蓄積することで営業活動によい影響をもたらすのではとも考えているそうです。

業務効率化は企業が抱えやすい問題のひとつ。グループウェアやSFAを連携して導入できる「Knowledge Suite」は、こうした悩みの答えのひとつとなるかもしれません。

参考:株式会社東和エンジニアリング様 | 導入事例 | KnowledgeSuite

リアルタイム運用で業務のスピードをアップ:株式会社プロディジ

もともと営業用のツールとして、無料のオンラインストレージサービスを使っていたという株式会社プロディジ。営業マンは基本外回りのため、スマホでデータを閲覧・更新することが日常茶飯事だったのですが、スマホでの見にくさや使い勝手の悪さ、メンテナンスのしにくさなどに課題を抱えていたといいます。

その点「Knowledge Suite」はスマホやタブレットでも閲覧でき、また操作もスムーズにできるので、外回り中の営業マンがリアルタイムで情報を更新・閲覧することが可能に。導入の結果、見やすさも大きく向上し、効果にも満足しているそうです。

外回りが多い営業マンにとって、スマホでの見やすさや更新しやすさは大きなポイントのひとつ。こうした点をカバーできている「Knowledge Suite」はうれしいアプリケーションといえるのではないでしょうか。

参考:株式会社プロディジ様 | 導入事例 | KnowledgeSuite

Knowledge Suiteはどんな企業におすすめ?

 

導入事例から傾向を見てみると、以下の様な悩みを抱える企業におすすめのアプリケーションであることがわかりました。

  • 業務効率化を図りたい企業
  • 外回りの営業マンが多い企業
  • エクセルでの営業管理に限界を感じている企業
  • 属人的な顧客管理から脱却したい企業

「Knowledge Suite」は無料トライアルも行っています。これらの問題を抱えているのであれば、一度試してみてはいかがでしょうか。

おわりに

グループウェアやSFA、CRMは異なるシステムであるものの、取り扱う情報や使用者が共通しているなど、連携していると便利な点が多々あります。それぞれ独自で導入することを検討しているのであれば、一度「Knowledge Suite」を試してみてはいかがでしょうか。連携することで業務効率や利便性が向上するかもしれませんよ。

ダウンロード資料

SFAを通して働き方を変えるための資料をご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

3分で分かるSansan

事例集

営業日報テンプレート

無料SFAサービスの比較資料

↑
気になる語句で検索してみましょう!