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セールスフォースの使い方~レポートを見やすくする~

投稿日:2016年08月26日  最終更新日: 2016年08月31日

セールスフォースのレポート機能について

セールスフォースの使い方

セールスフォースの機能にレポートがあります。レポートは文字通り上司関係者への報告書としての使い方が基本なのですが、現状把握と分析を行うにも、非常に使いやすい設計になっています。今回はセールスフォースのレポートをより見やすく、重要な変化を一目で把握できるようにアレンジするテクニックを紹介します。

レポートの種類

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まずセールスフォースにおけるレポート機能について確認しましょう。
レポートは以下の3つに分けられます。

1.実績レポート

契約顧客数や、売上、見込み客件数など、目標に対しての現時点の実績を集計し、上司や関係者に報告をします。目標との差分について理解することができるので、次に何をすべきか考える契機となります。

2.プロセスのレポート

契約数や受注金額の推移、リードについてのWeb問い合わせ推移など、目標に達成するまでの傾向や進捗を確認することができます。今後の活動で目標との差分を埋めることができるかどうかを考える上で重要なデータとなります。

3.チェックするレポート

プロセスがうまく機能しているか、現在実施されている施策に抜けや漏れがないかをチェックするレポートです。例えば、Aランクの顧客に対して2週間未活動である、停滞中案件がある、1ヶ月未活動のリードがあるなどチェックします。このレポートにより緻密な商談の進行、ムラのない見込み客フォローの手助けをしてくれます。

レポートを見やすくするテクニック

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一定期間の数値の推移を見たい

例えば、営業担当者ごとの受注した金額などは日付項目で表示されます。このままの状態だと大変見づらいので、日付項目を月別、四半期、会計年度などと期間を指定すると、その期間で自動的に集計され表示されるので、見やすくなります。

 レポートを色付けして見やすくする

営業担当者ごとの顧客への目標訪問件数を一定期間で集計し、その達成度を確認したい時、色付けをすると見やすくなります。

例えば、目標訪問件数を10件とした時、7件を緑、5件以下を赤として表示するように設定すると現状の進捗を把握しやすくなります。

設定方法は、レポートのカスタマイズの表示から「条件付き強調表示」を選択し、色付けしたい項目、数値の条件を入力します。

 2種類のグラフを掛けあわせたい

例えばある商品の販売数を表したグラフと、販売金額を表したグラフがある場合、一つのグラフとしてかけ合わせると見やすくなる場合があります。

設定方法としては、設定したい軸をまず集計させ、グラフエディタから表現したいグラフの種類選び、その後組み合わせグラフから「プロット追加値」、「第2軸を使用」をチェックします。

 データのトップ10だけを抽出したい時

営業担当者や商品の売上げなどの上位◯◯位を抽出したい時は、レポートの追加ボタンから「行制限」により、任意に数値を設定すれば簡単に上位者をピックアップすることができます。

 過去◯◯日間、翌◯◯ヶ月の情報だけを見せたい

例えば、任意の日付の過去90日間の売上金額、翌30日間の売上金額など、柔軟に抽出期間を設定することができます。

設定方法はレポートの作成を表形式で実行し、追加ボタンで日付範囲をプルダウンで設定できます。

この機能により、一定期間における数値の推移を追いかけたり、異常値を発見したりすることができます。

おわりに

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セールスフォースのレポートは、チェックレポートにより抜けや漏れがないかを確認し、プロセスを完全にします。さらにプロセスチェックで現状を把握し、問題点の解決を行い、実績レポートで集計、報告を自動化することで、実績を見えやすくし次の一手を打ちやすくします。

セールスフォースのレポート活用により、緻密な業務管理を行い目標を達成しやすくなりますので是非ご利用ください。

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