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タイムマネジメントで陥りがちな失敗と本当の意味とは

投稿日:2015年06月16日

はじめに

タイトル

タイムマネジメントと言うと、効率化が一番最初に頭に浮かぶのではないでしょうか。もちろん時間効率を上げていくことは、とても大切です。しかし、最も大切なことは作った時間を何に費やすかということです。

時間に対してどれだけたくさんの仕事をしたかを追求していくと、どこかで破綻してしまいます。タイムマネジメントにおいて失敗しないための心得をご紹介します。

効率性を追求していくとどうなるのか

効率よくたくさんの仕事をこなす人は、基本的に仕事のできる人だと称されます。同じ1日の勤務時間で、普通の人が100%の仕事をするところ、120%の仕事ができる人がいます。効率の良い人は、人よりも20%多い時間をつくることができます。こうした人が、一般的にタイムマネジメントに優れていると言われていることでしょう。

しかし、実はそこで終わってしまっている人が多いのです。本当に大切なのは、その120%の仕事を何に費やすかということです。重要性の低い仕事を他人よりもたくさんこなすだけで満足していませんか。それでは単に疲弊するだけで、精神的にも良くありません。

仕事における優先度を見極める

仕事には重要で急ぎのこと、重要で急ぎでないこと、重要でない急ぎのこと、重要でなく急ぎでもないことがあります。あなたは効率性を上げて作った時間にどれをあてはめているでしょうか。あなたが日々費やしている時間をこの4つに分類してみるとよく分かります。

  • 重要で急ぎのこと
  • 重要で急ぎでないこと
  • 重要でない急ぎのこと
  • 重要でなく急ぎでもないこと

時間効率に優れた人は、どうしても急ぎのことに優先して空いた時間を使っていきます。つまり、2つ目に挙げた「重要で急ぎでないこと」を軽視する傾向があるのです。まずは、1日のタスクをこの4つに分類してみることから始めてみましょう。

時間

「重要で急ぎでないこと」とは?

「重要で急ぎでないこと」というのは人によって異なりますが、多くは自分のために費やす時間が挙げられるでしょう。将来のために勉強する時間、興味のあるセミナーに参加する時間などです。家族と過ごす時間という人もいるでしょう。このような時間は、先のことを考えるととても大切なことなのですが、急ぎではないため疎かになりがちです。

効率化によって1日空いた時間がつくれたとして、その1日の時間をどのように使っていくかを考えます。タイムマネジメントができる人かどうかは、効率化によって作った時間に、この「重要で急ぎでないこと」をいかに上手に組み込んでいけるかどうかが重要です。人よりも多く作った時間を「重要でない急ぎのこと」で埋めてしまうと、結果的に量だけを重ねていくだけになってしまいます。

重要なことを優先的にスケジュールに入れてみる

効率の良い人は、急ぎのことをどんどんやってしまいがちですが、意識的に重要なことから優先的にスケジュールへ入れていってみましょう。これによって仕事のパフォーマンスが上がっていきます。「重要でない急ぎのこと」に関しては、断る決断も時には必要です。

あなたにとって重要なことを見極め、優先度を高めることで、今までよりも大きなプロジェクトや商談をつくっていき、結果的に大きなリターンとなることが多いのです。長い目で見ると、それが正しいスケジュールだったと気づくはずです。

まとめ

タイムマネジメントにおいて大切なことは、効率化だけでなく効率化によって得た時間をいかに使うかということです。
まずはあなたの1日のタスクを分類して、スケジュールを見直してみましょう。そこに、あなたにとって重要なことが抜け落ちていたら、きちんとスケジュールを組み直す必要があるでしょう。重要で急ぎでないことに、あなたの成長や精神の安定をもたらす鍵が隠れています。

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