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商談管理をExcelで行う上で生じる5つの問題点

投稿日:2015年02月24日

はじめに

タイトル

さまざまなCRMがリリースされていますが、現在もExcelを活用して商談管理をしているという話をよく聞きます。Excelは非常に便利なソフトですが、細かな商談管理をしていくには、やはり限界があります。Excelで管理することで生じる不都合とは、どういったことなのでしょうか。

毎日行っている業務で顧客情報の管理分析ができているかどうか確認してみましょう。

商談管理をExcelで行う限界について

営業報告にExcelのソフトは長く活用されてきています。しかし、企業として統制を取って入念な分析を行っていくにはいくつかの課題が挙げられます。商談管理は報告だけが目的ではなく、その後の活用が営業成績の鍵を握っています。

1.入力する手間が効率化を妨げる

きっちりとした顧客データが残せている場合もありますが、新たな営業を行う際、その都度リスト作りから始めている企業も多いのではないでしょうか。それでは顧客情報を活用できておらず、業務効率を下げてしまうだけです。そして、営業報告をExcelに入力しても、数値を入れただけで十分な分析ができていないこともあります。

顧客情報は営業にとって資産とも言えるものです。それ故に大切に取り扱おうと思うと、Excelでは業務量が膨大になります。
また環境にもよりますが、会社に戻らないと入力ができない、情報を確認できないといった企業も少なくありません。試行錯誤して得た情報を上手に活用できないということは、知らぬ間にたくさんの機会損失を生んでしまうことにつながる恐れがあります。

2.統一された管理ファイルがない

Excelは便利なソフトであるため、さまざまな使い方ができます。そのため、報告用のファイルが統一されず、その時によって新しいファイルがつくられたりします。そうなると、管理ファイルは報告のためのものでしかなくなり、分析としての機能が落ちてしまいます。「また新しいデータをつくらないといけない」「いつも新しいもので意味があるのか」そういった声が営業側から聞こえてくることもあります。

営業にとって、一時的に使用する管理ファイルは手間がかかるため、結果としてモチベーションの低下に繋がります。また、いちいち新しい管理ファイルを作っているにもかかわらず、そのデータを上司は本当に分析、活用できているのかという疑問を、部下に持たせてしまうことも。データとして活用していくには、統一した管理方法で継続して数値を残していく必要があります。

3.ファイルの連携に不都合が生じる

また、統一されていない管理ファイルは他部署との連携に活用しづらいことも多くあります。作成した部署には便利なように作られているのかもしれませんが、その他の関係部署からすれば、使いにくく、内容が活用しづらいデータになっている…多様な使い方ができるExcelで作成したデータは、こうした弊害を生むこともあるのです。

4.過去の商談履歴を探しづらい

Excelによって過去の商談履歴を残しているものの、参照しづらいため活用できていないこともあります。
Excelはどうしてもソフトの性質上、過去のデータを簡単に検索することが面倒になりがち。そのため、商談管理用にExcelを使うには限界があります。過去のリストを使いやすく、有効活用するためには工夫と労力が必要です。

5.本当に営業に必要な情報が網羅されているのか

Excelで作成した商談管理は、作成者によって形式が異なります。その形式で本当に営業に活用できる情報がまとめられているのかを考えなければいけません。本当に残しておきたい情報が欠落していて、活用しきれていないこともあります。

上司

まとめ

現在行っている商談管理に無駄はないか疑ってみましょう。活用できていない情報の入力・報告は業務量を増やしてしまうだけです。
現状の業務をサポートしきれていないということであれば、CRMの導入も考えなければいけないのかもしれません。

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