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SOHOや中小企業の情報共有にぴったりなクラウドサービス「Evernote Business」その機能とは?

投稿日:2014年03月18日  最終更新日: 2014年10月07日

Evernote Business

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  • 製品名:Evernote Business
  • 開発元:Evernote Corporation.
  • 価格・利用体系:¥1,100/ユーザ/月
  • 製品形態:クラウド


Evernote Business 1

「チームや社内での情報共有ができていない…」
「情報共有システムやソフトを導入するのは、もう少し規模が大きくなってから…」

社内資料の管理システムを所有するには、膨大な初期投資が必要だと考えている方は多いのではないでしょうか。
しかし、中小企業やSOHOで働く方にとって、出来るだけ出費は抑えたいものですよね。
そうして社内資料管理システムの構築を後回しにしてしまうと、うまく社内で情報共有ができず、大きなミスやチャンスロスにつながることもあります。

そこで今回ご紹介したいのが、ビジネス向けに進化したWebサービス「Evernote Business」です。
Evernoteを普段から活用している方はもちろん、Evernoteなんて触ったこともないという方でも簡単に、しかも初期投資を抑えて導入することができます。

社内の資料管理はもちろん、知識・体験の共有も簡単に行うことができます。
社内資料管理にお困りの方、社内の情報共有がうまく言っていないと感じている方は、ぜひ一度チェックしてみてください。

そもそもEvernoteってどんなサービス?

Evernote Business 2

「Evernote Business」が何たるかをご紹介する前に、まずは個人向けに配信されているWebサービス「Evernote」について、簡単にご紹介します。

Evernoteが日本に上陸したのは2010年3月。そこからわずか1年半後の2011年8月には、1,250万人が利用するようになったWebサービスです。

Evernoteは「ノート」と呼ばれるメモができる機能を「ノートブック」や「タグ」でカテゴリ分けしておくことにより、気になる情報やちょっとしたアイデア、名刺や商談情報に至るまで、様々な情報を一元管理することができます。

ノートにはWeb情報を保存する「Webクリッパー機能」が就いている他、写真やPDFなども保存しておくことができます。
また、Evernoteには各アカウントごとにメールアドレスが割り振られており、そのアドレスに保存しておきたいメールを転送すると、ノートとして保存しておくことが可能です。

なにより、スマートフォンやタブレット、パソコンなど多くのデバイスで利用することができると言うのが最大の特徴です。
例えばスマートフォンで撮影した名刺情報を保管しておいて、パソコンで確認、整理といったことも可能です。また、パソコンで見つけた気になるニュースなどをクリップしておいて、移動時間に携帯やタブレットで確認することもできます。

自分が気になる情報をどんどん詰め込むことができる機能、それがEvernoteです。

個人から会社全体の情報共有へ「Evernote Business」

Evernote Business 3

そんな個人向け情報蓄積ツールに、ビジネスに特化した機能を付け加えたのが「Evernote Business」です。
ターゲットはスモールビジネスを展開している企業やグループとなっており、特に遠隔で働くスタッフが多い企業や、外出しがちな営業が多い企業に使いやすい機能が備わっているサービスです。

「Evernote Business」の特徴は大きく2つあります。

一つはビジネスノートブックが作成でき、個人アカウントでは個人が作成したノートと一元管理ができることです。
ビジネスノートブックは、「Evernote Business」で契約している社内メンバーと共有しているノートブックで、見た目はグレーで色分けされています。

このノートブックの内容は、社内で共有する事ができる他、管理者側で公開メンバーを制限することも可能です。見た目には個人用のノートブックとビジネスノートブックが同じ場所にあるように見えますが、共有しない限り、個人のノートブックが他のメンバーに閲覧されることはありません。
個人の情報とビジネス情報を一つのアカウントで一元管理しながら、プライバシーを守ることができるのは嬉しいですよね。

もう一つの特徴は、関連ノートが表示されることです。
自分がノートを作成したり、他のノートを閲覧したりすると、ノート下部に関連した情報が掲載されている、他のノートが表示されます。
表示されるものは、もちろん閲覧が許可されているもののみです。
また、Googleのサイト検索などでも、検索ワードに関連した情報が画面右側に表示されます。
社内で知識の共有ができるため、過去の情報が埋もれてしまったり、ノート作成者以外にその情報を必要としているスタッフが、情報をうまく活用できないといったチャンスロスを防ぐことができます。

おわりに

日本国内ではすでに、コクヨS&T株式会社やau損保、三重大学などが導入、活用しています。
利用料は1ユーザー月額1,100円です。情報交換がうまく行かないとお悩みの方は、ぜひ一度利用してみてはいかがでしょうか?

参考サイト
Evernote Business‐Evernote
Business Media 誠−ここでEvernoteは作られる! シリコンバレー新オフィス潜入記【前編】

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