エクセルでの顧客管理は一長一短 - SFA Hacks - SFA徹底攻略!SFAの今を伝える

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エクセルでの顧客管理は一長一短

投稿日:2016年04月19日

エクセルを使い慣れている会社なら便利かも

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顧客管理をする際に、エクセルを活用している会社が少なからずあります。紙媒体で管理する場合と比べ、エクセルを利用するほうがデータ管理の手間が少なくて済むからです。ただ、最近ではクラウド型のものなど、顧客管理サービスが多数登場しています。はたしてエクセルでの顧客管理は望ましいのでしょうか。
まずは、エクセルで顧客管理をするメリットを把握してしまいましょう。少なくないオフィスで顧客管理がエクセルで行われている以上、一定のメリットがあることがわかります。
多くの会社では、日常業務にエクセルを活用しているのではないでしょうか。もしエクセルを普段からほとんどの社員が使っているなら、社員はエクセルに慣れていますよね。慣れたソフトで顧客管理もできれば、新たなシステムの使い方を覚える必要がありません。社員の負担が軽減でき、会社としても研修などに費用をかけずに済みます。
さらに、営業マンの行動や日報などをエクセルで管理、集計しているなら、顧客管理も合わせてエクセルで行ったほうが便利です。複数のデータを組み合わせることで、よりよい分析を行いやすくなるからです。
無料の顧客管理サービスがあるなかで、エクセルは無料ではありません。しかし、多くの企業のパソコンにエクセルが入っていることを考えると、追加的なコストはかかりませんね。導入コストもかからないとなれば、エクセルで顧客管理を行うことには一理あるといえます。

情報を処理できる程度に限界アリ

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エクセルの顧客管理に一定のメリットがあることがわかりました。では、エクセルでの顧客管理にはどのような問題点があるのでしょうか。顧客管理サービスと比較しながら、不便な点をチェックしていきましょう。
まず、エクセル内でシステムを構築するのに手間がかかってしまいます。エクセルで表を作ったり、マクロを組んだりするのには、エクセルが得意な社員を活用する必要があります。こうした社員が、ほかの社員にとっても使いやすいエクセルシートを作成する必要があるのです。
もちろん、インターネット上から無料のテンプレートをダウンロードしてくることもできます。しかし、会社ごとに顧客管理の仕方には差があります。テンプレートをそのまま使えるケースは少なく、各社で担当者が手直しをする必要に迫られます。
手直しをすると、人件費がかかってしまいます。また、手直しが正確に行われていないと、顧客管理を行う現場で思わぬエラーが起こる可能性があります。こうしたリスクを背負ってまでエクセルで顧客管理をする意義があるのか、疑問だといえます。
また、エクセルシートでは情報を処理できる程度に限界があります。エクセルは顧客管理を目的として作成されてソフトウェアではありません。もともとは「表計算ソフト」として登場しました。したがって、集計や簡単なデータ分析は得意です。しかし、データ検索をしたい場合には、うまく活躍してくれない可能性があります。本来得意としていない作業をさせるのですから、仕方ありませんね。
さらに、エクセルでの顧客管理だと、名刺データなどと連動させることが難しくなってしまいます。法人向け名刺管理サービスのSansanをはじめ、さまざまな名刺管理サービスが登場しています。紙の名刺をスキャンするだけでデータ化ができる便利なサービスが多数あり、すでに活用している会社もあります。
こうした名刺管理サービスとの連携を考えるなら、顧客管理にもクラウド型サービスなどを利用すると便利です。類似のサービスをまとめて利用し、相乗効果に期待したいですね。顧客管理の方法を検討する際には、顧客管理の部分だけではなく、周辺業務の利便性も考慮しましょう。

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