グループウェア徹底比較。自社に最適なソフトを導入しよう - SFA Hacks - SFA徹底攻略!SFAの今を伝える

SFA徹底攻略!SFAの「今」を伝える

グループウェア徹底比較。自社に最適なソフトを導入しよう

投稿日:2017年07月11日

スケジュール共有からプロジェクト管理に会議室機能まで、さまざまな業務の効率化を目指すことができるグループウェアは、仕事の無駄を省けるソフトウェアとして注目を集めています。

業務効率化につながるグループウェアですが、自社に合わせたものを選択しなければうまく使いこなすことはできません。そこで今回は「そもそもグループウェアとはどんなもので、導入の際にはどんなところをチェックして選べばいいのか」、その比較ポイントと3つのグループウェアをピックアップしてご紹介します。

グループウェアとは?

社内の連絡や情報共有の効率化に使用できるツールが、グループウェアです。グループウェアは、部署の垣根を越えて、メールやスケージュール、ToDoリストなどの共有のほか、Web上での会議や設備予約をなど、様々な業務をネットワーク上で行えるものです。そのため、仕事の無駄を省ける業務効率化アイテムとして活用できます。

グループウェアに含まれている機能は各サービスによって異なるため、導入前に自分たちにはどんな機能が必要なのか、を確認したうえで選ぶのがおすすめです。

SFAとの違い

グループウェアと混同されやすいのがSFAです。SFAも業務の効率化につながる便利なツールで、確かにスケジュール管理なども行えるため、グループウェアと似通っている部分もあります。

しかし、SFAは営業支援システムであり、営業に関連した業務を効率化することで売り上げアップにつなげていくためのものです。一方グループウェアは、社内の生産性をアップさせるためのツールです。このように元々の目的が異なるため、全く別のものとして認識して扱わなければなりません。

SFAが外向きのツールで、グループウェアは内向きのツールとも言われるように、顧客情報も管理・共有するのはSFA、あくまで社内の情報共有や連携をサポートするのがグループウェアとなります。SFAやグループウェアの導入時には、どちらの目的で使用したいのか、またはどちらも取り入れたいのかをしっかり見きわめてから選択するようにしましょう。

グループウェアの選択3つの比較ポイント

グループウェアと一言でいっても、各サービスによって内容はさまざまです。人気のグループウェアだからというだけで導入を決めてしまうと、自社に必要なツールが含まれていなかったり、操作が難しく活用しきれない社員が続出してしまったりと業務効率化に失敗してしまう可能性もあります。

そこで、グループウェアを選ぶ際に確認しておきたいポイントを3つの比較ポイントにまとめました。グループウェア導入前にチェックしておきましょう。

【ポイント1】ツール

まずチェックしておきたいのがツールの数と種類です。スケジュール共有機能や掲示板機能などは多くのグループウェアに含まれているツールですが、電子決済機能、スマートデバイス対応機能、Microsoft Officeアプリなどの特徴的なツールは、各社により異なります。

不要なツールばかりだと使いこなしきれませんし、必要なものがないと効率化につながらなくなってしまうため、必ずツールをチェックするようにしましょう。

【ポイント2】操作性

グループウェアの導入には、操作性の確認も欠かせません。グループウェアは、利用する社員のうちひとりでも活用できない人がいると導入の意味がなくなってしまうものです。

たとえばスケジュール管理をしている時に、1人でも予定が入っていないと結局個別の確認が必要になってしまって業務の効率化の妨げとなってしまいます。そのため、グループウェアを使用するメンバー全員が問題なく操作できるかどうかはウェア選びの重要なポイントとなるのです。

また、操作が難しく多くの社員が使用に時間がかかってしまうものも、効率的ではありません。操作が難しくても導入の必要があるツールが含まれていたり、グループウェアを使用する社員全員のITスキルが高く問題なく活用できるとき以外は、操作の簡単なものを選ぶのがおすすめです。

【ポイント3】セキュリティ

グループウェアでは、社内の重要な文書やメールの共有などがネットワーク上で行われるため、セキュリティのしっかりしたものでなければなりません。有料グループウェアだから安心とは限らないため、必ずセキュリティについてチェックし、安全性の高い安心できるものを選択するようにしましょう。

必ず確認しておきたいセキュリティのチェック項目は以下の6つです。

  • グローバルスタンダードに準拠しているか
  • データセンターの所在地が明確になっていて、センターのセキュリティ対策もしっかりしているか
  • 不正アクセスのブロックが可能か
  • 認証システムは複雑になっているか(多要素ロック構造かどうか)
  • アクセス権限の設定はあるか
  • 監査ログはあるか

各社のグループウェアを比較してみよう!

グループウェアの比較ポイントに沿って、3社のグループウェアをご紹介します。グループウェア選びの参考にご活用ください。

Microsoft Office 365

<ツール>
ビデオ会議・コンテンツ共有・共有予定表・チームチャット・Officeアプリなど

<操作性>
多くのビジネスパーソンが利用しているMicrosoft Officeがベースとなっているため、使用時のハードルは低く、セットアップや管理も簡単にできるようになっています。また、いつでも操作可能なだけでなくMacやiOSデバイスでも利用可能なので、いくつもデバイスを用意せずとも既存のツールで利用できます。

<セキュリティ>
Microsoftセキュリティ開発ライフサイクルというセキュリティが強化されたサービスに沿って作られており、セキュリティ対策は万全です。物理的・論理的・データの3つを軸にしたセキュリティ対策と、ユーザー・管理者双方のコントロールが可能となっています。

<特徴>
グループウェア以外にも、メールボックスやOffice製品などが含まれているオールインタイプのソフトウェアです。通信ツールが多くそろっており、コミュニケーションを密に取りたい部署や案件での使用におすすめです。

G suite(Gスイート)

<ツール>
カレンダー共有・ビデオ会議・社内SNS(Google+)・Googleドキュメントなどの作成・ファイル共有

<操作性>
Googleのさまざまなツールを使用している人であれば、問題なく使いこなせます。ただ、これまでGメールやドキュメント、スプレッドシートの作成などを扱ってこなかった人にとっては、慣れるまでに時間が必要なところが出てくる可能性があります。

<セキュリティ>
ユーザー・端末・データの管理が可能で、セキュリティ対策もしっかり取られています。もともとネットワークを扱うGoogleでは、セキュリティ第一の姿勢を取っており、世界でも厳しいとされているFedRAMP(米国連邦政府によるリスクおよび認証管理プログラム)などに準拠して設計されていることから、安全性は確かなものだともいえるでしょう。

<特徴>
Googleがビジネスに対応したツールをひとつのパッケージにまとめたのがG suiteです。スケジュール・メール・ファイルの共有にビデオ会議が行えるなど、ビジネスに必要な基本的なコミュニケーションツールが利用できるため、これまでGoogleの各ツールを活用してきた部署・企業にピッタリのグループウェアとなっています。

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

<ツール>
ポータル・スケジュール・設備予約・文書管理・プロジェクト管理・タイムカード・仮払精算・備品管理など25種類

<操作性>
シンプルなつくりになっていて直感的に操作できるため、誰でも簡単に使いこなせます。また、新着のチェックや社内システムへのリンクもひとつに集約されたポータルが作成できるため、日常的に行う業務の操作性がよくなり、大きな効率アップに貢献しています。

<セキュリティ>
米国の政府機関などでの使用されている世界的なクラウドサービス「Amazon Web Services(AWS)」がクラウドの基本として使用されているため、セキュリティもしっかりしています。また、日本国内で評価の高い「ビットアイルクラウド」も採用しており、専用環境で物理的セキュリティも完備しているため、安心して利用可能なグループウェアだといえます。

<特徴>
国産のグループウェアとして、日本の企業のワークスタイルに合わせた設計が売りのグループウェアです。豊富なツールの数々は、日本の働き方に合ったものも多く使い勝手のよいグループウェアとなっています。操作も簡単で直感的に使用できるため、新しい技術を使い慣れていない社員がいる企業にもおすすめです。

おわりに

グループウェアは、「無駄な仕事を省きながらも、必要なことはしっかり共有し、コミュニケーションも密に取れるようにする」、業務効率化に大きく貢献するツールです。メリットの多いツールではありますが、グループウェアを最大限活用するためには、自社に必要なツールの確認・使用する社員全員が問題なく使いこなせる操作性・重要な情報を守れるセキュリティ、この3つのチェックは欠かせません。

グループウェアを選ぶ際は、評判や人気だけではなく「自社にとって便利なものか」という視点を忘れずに、比較・検討するようにしましょう。

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